Obsługa zgłoszeń i reklamacji, Integracje z innymi systemami - Baselinker, Bitrix, Inpost...,
System reklamacyjny
System reklamacyjny
System reklamacyjny Debesis to rozwiązanie, które umożliwia zgłaszanie niezadowolenia z zakupionych produktów lub usług oraz żądanie naprawy, wymiany lub zwrotu. System reklamacyjny jest stosowany przez firmy, aby zapewnić klientom pewność, że ich prawa zostaną przestrzegane w przypadku wystąpienia problemów z produktami lub usługami.
Główne elementy systemu reklamacji obejmują:
Zasady i procedury: określają, jakie kroki musi podjąć klient, aby zgłosić reklamację, jakie dokumenty lub dowody są wymagane oraz jakie są terminy i warunki rozpatrzenia reklamacji.
Kanały komunikacji: system reklamacji obejmuje zazwyczaj różne kanały komunikacji, takie jak infolinia, formularze online, e-maile, a także osobiście w sklepach lub punktach obsługi klienta.
Rozpatrywanie reklamacji: procedury określają, jakie działania podejmuje firma w odpowiedzi na reklamację klienta, czy to naprawa produktu, wymiana na nowy, zwrot pieniędzy lub inne formy rekompensaty.
Monitorowanie i raportowanie: nasi klienci monitorują statystyki dotyczące reklamacji, aby ocenić skuteczność swoich produktów i usług oraz identyfikować obszary wymagające poprawy.
System reklamacji jest ważnym elementem relacji między firmą a klientem, pomagając budować zaufanie i lojalność klientów poprzez skuteczne rozwiązywanie problemów i zapewnienie satysfakcji klienta.
Pierwszym etapem jest zgłoszenie reklamacji przez klienta. Może to nastąpić poprzez różne kanały, takie jak infolinia, formularz online, e-mail, czy też osobiście w sklepie lub punkcie obsługi klienta.
Po otrzymaniu zgłoszenia, firma rejestruje reklamację w systemie. Jest to ważne, aby zapewnić śledzenie reklamacji oraz zapewnić, że nie zostanie ona pominięta.
Następnie firma przeprowadza analizę reklamacji, aby zrozumieć przyczyny problemu oraz określić, jak można go rozwiązać.
Na podstawie analizy, firma podejmuje decyzję w sprawie reklamacji. Może to obejmować naprawę produktu, wymianę na nowy, zwrot pieniędzy lub inną formę rekompensaty.
Klient zostaje poinformowany o decyzji dotyczącej jego reklamacji. Powinno to zawierać jasne wyjaśnienie podjętej decyzji oraz ewentualne instrukcje dotyczące dalszych działań, na przykład odbioru naprawionego produktu.
Firma wykonuje działania wynikające z podjętej decyzji, na przykład naprawia produkt, dokonuje wymiany lub przekazuje zwrot pieniędzy. W tym etapie ważne jest zapewnienie szybkiej i skutecznej realizacji reklamacji.
Po rozpatrzeniu reklamacji, firma może monitorować i oceniać swoje działania w celu zapobiegania podobnym problemom w przyszłości. To również może obejmować zbieranie opinii klientów na temat sposobu, w jaki firma rozwiązała ich reklamację.
System reklamacji Debesis jest skutecznym narzędziem do automatyzacji obsługi klienta, co pozwala Naszym klientom szybko reagować na zgłoszenia reklamacyjne i zapewniać bardziej efektywną obsługę. Oto kilka sposobów, w jaki system reklamacji automatyzuje obsługę klienta:
Automatyczne zgłaszanie reklamacji: Klienci mogą zgłaszać reklamacje za pośrednictwem wiadomości e-mail, formularzy lub portalu klienta, w ten sposób są one automatycznie zarejestrowane w systemie firmy.
Systemy śledzenia reklamacji: System obsługi reklamacji automatycznie przypisuje zgłoszone reklamacje do odpowiednich działów lub pracowników do dalszego rozpatrzenia. Dzięki temu unika się utraty zgłoszeń i zapewnia skuteczniejsze zarządzanie reklamacjami.
Automatyczne powiadomienia: System reklamacji generuje automatyczne powiadomienia dla klientów, informując ich o statusie ich reklamacji oraz o postępach w procesie rozpatrywania. To pozwala klientom być na bieżąco i redukuje potrzebę kontaktowania się z firmą w celu uzyskania aktualnych informacji.
Automatyczne rozwiązania: W przypadku prostych reklamacji, systemy może automatycznie udzielać odpowiedzi lub oferować standardowe rozwiązania, na przykład w postaci bonów rabatowych, punktów lojalnościowych lub darmowej naprawy.
Integracja z innymi systemami: System reklamacji jest zintegrowany z innymi systemami Naszych klientów, takimi jak systemy zarządzania relacjami z klientami (CRM), systemy magazynowe czy kurierskie. Dzięki temu możliwe jest łatwiejsze udostępnianie danych oraz szybsze podejmowanie decyzji dotyczących reklamacji.
Optymalizuj Komunikację w Twojej Firmie
Wielokanałowa komunikacja z klientami poprzez telefon, sms, e-mail, web form oraz poprzez integracje z innymi systemami
System reklamacyjny identyfikuje poszczególne zgłoszenia i przekazuje je automatycznie do poszczególnych uprawnionych pracowników
Panel klienta to zintegrowany z systemem moduł, który umożliwia klientom wgląd w obsługiwane przez daną firmę jego sprawy (reklamacje, zgłoszenia). W ten sposób realizowana jest szybka i bezpieczna komunikacja z klientem.
Użytkownicy systemu obsługujący zgłoszenia otrzymują określone (konfigurowalne) powiadomienia o postępie prac nad daną sprawą lub nowymi informacjami jakie jej dotyczą
Czy wiesz, że 63% - 74% wszystkich rejestrowanych w naszym systemie zgłoszeń nie wymaga obsługi pracownika?
AUTOMATYCZNA DYSTRYBUCJA ZGŁOSZEŃ
System analizuje wszystkie zgłoszenia pod kątem źródła ich pochodzenia, treści, słów kluczowych i automatycznie rozdziela wśród pracowników.
AUTOMATYCZNY PRZEPŁYW ZGŁOSZEŃ
Kolejkowanie zgłoszeń, analiza dostępności pracownika, liczba nowych spraw, metody dystrybucji wspierają płynną obsługę klienta.
REGUŁY POWIADOMIEŃ
Samodzielna konfiguracja reguł powiadomień pozwala na tworzenie automatycznych powiadomień do klientów na określone zdarzenia w systemie.
ALARMY
Upływający czas na odpowiedź, brak reakcji na zgłoszenie, nowa odpowiedź od klienta - system automatycznie poinformuje o zmianach w zgłoszeniu.
Dzięki wbudowanym mechanizmom integracji z zewnętrznymi systemami CRM, ERP (metodą GET lub POST) możemy udostępniać dane klientów zgromadzone w innych systemach. Jesteśmy zintegrowani z systemami Bitrix, Baselinker, SalesForce, DPD, InPost.
Integracje z zewnętrznymi systemami pozwalają na wgląd w pełną historię zamówień np. z platformy sprzedażowej Allegro oraz wszystkie interakcje jakie miały miejsce z zamówionym produktem (wpłata, wysyłka, dostarczenie).
Zamówienia, wpłaty, reklamacje czy stany magazynowe, te informacje ułatwiają obsługę zgłoszeń od twoich klientów
Komunikat o wysyłce czy dostarczonym produkcie znajduje się w historii obsługi zamówienia czy reklamacji od twojego klienta
Z innych systemów CRM pobieraj dane, które są potrzebne do sprawnej obsługi klienta
Maile z różnych programów pocztowych a może różne numery telefonów, obsłużysz je w jednym systemie ticketowym
Jedno miejsce gdzie obsługujesz wiele kanałów komunikacji i masz dostęp do informacji z innych systemów
Łatwa i intuicyjna konfiguracja integracji. Nie ważne czy jest to nowa skrzynka email czy podłączenie zewnętrznego systemu, nie jest potrzebna wiedza programisty :)
Efektywna obsługa zamówień, zwrot i reklamacji - zastosowane integracje z Shoper, Baselinker czy Bitrix
Rejestracja pacjentów (telefon, formularz, portal pacjenta), informowanie o planowanych wizytach
Przyjmowanie zgłoszeń od klientów dotyczących nowych polis, modyfikacji polis, zmian w danych osobowych czy zgłaszania szkód
Infolinie z IVR - usystematyzowanie i kontrola nad połączeniami telefonicznymi
Zarządzanie magazynem urządzeń medycznych, integracje z kurierami i systemem medycznym, portal klienta z dostępem do wyników badań
Zarządzanie ruchem telefonicznym, rejestracja zgłoszeń mailowych, powiadomienia SMS o zbliżających się terminach (np. przeglądy, wymiana opon)
Miesięcznie
*99pln
PODSTAWOWY
Obsługa maili i połączeń telefonicznych
Nagrywanie
Raportowanie
IVR
Baza wiedzy
Wsparcie email, telefon w godz. 08:00-19:00
Dedykowany opiekun
* 99pln - koszt jednej licencji użytkownika
** 2 - minimalna liczba użytkowników (administrator + pracownik)
Miesięcznie
*129pln
ROZSZERZONY
Obsługa maili i połączeń telefonicznych
Obsługa zgłoszeń z formularza www
Nagrywanie
Raportowanie
IVR
Obsługa SMS/MMS
Baza wiedzy
Wsparcie email, telefon w godz. 08:00-19:00
Dedykowany opiekun
* 129pln - koszt jednej licencji użytkownika
** 2 - minimalna liczba użytkowników (administrator + pracownik)
Miesięcznie
*149pln
KOMPLEKSOWY
Obsługa maili i połączeń telefonicznych
Obsługa zgłoszeń z formularza www
Moduł RMA
Portal klienta
Nagrywanie
Raportowanie
IVR
Obsługa SMS/MMS
Baza wiedzy
Wsparcie email, telefon w godz. 08:00-19:00
Dedykowany opiekun
* 149pln - koszt jednej licencji użytkownika
** 2 - minimalna liczba użytkowników (administrator + pracownik)
