W dynamicznym środowisku biznesowym małe i średnie firmy muszą jednocześnie dbać o jakość obsługi klienta i minimalizować koszty operacyjne. System ticketowy Debesis został zaprojektowany właśnie z myślą o tym wyzwaniu — jego największą siłą jest automatyzacja zgłoszeń, która eliminuje powtarzalne czynności, skraca czas reakcji i odciąża zespół obsługi klienta.
Dzięki integracji z kanałami e-mail, telefonicznymi i formularzami, a także zastosowaniu automatycznego routingu, szablonów odpowiedzi i portalu samoobsługowego, system pozwala zredukować liczbę ręcznie obsługiwanych zgłoszeń nawet o 50%. Oznacza to nie tylko szybsze odpowiedzi i wyższe zadowolenie klientów, ale także realne oszczędności sięgające kilkudziesięciu tysięcy złotych miesięcznie.
Poniżej przedstawiamy kluczowe narzędzia automatyzujące proces obsługi zgłoszeń, dostępne w systemie Debesis:
Opis: każdy e-mail, formularz czy wiadomość z portalu klienta automatycznie tworzy zgłoszenie.
Automatyzacja:
- klasyfikacja tematu zgłoszenia (np. „reklamacja”, „pytanie o produkt”),
- przypisanie do właściwego działu (np. dział techniczny, obsługa klienta),
- ustawienie priorytetu.
Korzyść: eliminacja potrzeby manualnej selekcji zgłoszeń przez pracownika → skrócenie czasu reakcji nawet o 40–60%.
Opis: system centralny obsługuje zarówno połączenia przychodzące (infolinia), jak i automatyczne potwierdzanie/rejestrowanie zgłoszeń przez Voicebota.
Automatyzacja:
- obsługa powtarzalnych zapytań głosowo (np. „jaki jest status mojego zamówienia?”),
- nagrywanie rozmów + automatyczne tworzenie ticketu na podstawie kontekstu rozmowy.
Korzyść: zmniejszenie liczby połączeń od agentów (redukcja o 30–50%), oszczędności na etatach + dostępność 24/7.
Opis: zgłoszenia wpływające z różnych źródeł (np. e-commerce, CRM, landing page) trafiają do jednego panelu.
Automatyzacja:
- centralizacja komunikacji bez potrzeby ręcznego kopiowania danych,
- system sam identyfikuje klienta i przypisuje historię.
Korzyść: spadek liczby błędów i duplikatów → mniej niepotrzebnej pracy → niższe koszty operacyjne.
Opis: możliwość tworzenia gotowych odpowiedzi i scenariuszy reagowania (makra).
Automatyzacja:
- automatyczne wysyłki: „Twoje zgłoszenie zostało przyjęte”, „Zamknęliśmy sprawę”, „Twoja reklamacja została rozpatrzona”.
- ustawienie reguł czasowych (np. automatyczne przypomnienie po 48h bez odpowiedzi).
Korzyść: redukcja manualnych odpowiedzi o 40–60% → oszczędność czasu agentów.
Opis: system zbiera dane na temat czasu reakcji, źródeł zgłoszeń, liczby ticketów per temat/agent.
Automatyzacja:
- automatyczne generowanie raportów dziennych/tygodniowych,
- identyfikacja obszarów wymagających automatyzacji (np. najczęstsze zgłoszenia = kandydaci do chatbotów).
Korzyść: eliminacja pracy analityków i ręcznego raportowania → lepsze decyzje operacyjne.
Opis: Twoi klienci mogą zalogować się i samodzielnie:
- zgłosić sprawę,
- sprawdzić status,
- zamknąć zgłoszenie,
- dodać komentarz.
Automatyzacja: klient wykonuje dużą część pracy samodzielnie → zespół obsługi nie angażuje się w każdą interakcję.
Korzyść: wzrost efektywności nawet o 70% w przypadku powtarzalnych tematów (reklamacje, zapytania o dostawę).
Automatyzacja
Redukcja nakładu pracy
Szacowana oszczędność miesięczna
Automatyczne przypisywanie ticketów
20%
~ 3 000 zł
Voicebot + IVR
40%
~ 8 000 zł
Szablony + reguły + raporty
30%
~ 5 000 zł
Portal klienta (samoobsługa)
10-20%
~ 3 000 zł
do 19 000 zł miesięcznie oszczędności przy wdrożeniu systemu Debesis z pełną automatyzacją.
Debesis oferuje gotowe, zintegrowane narzędzia do automatyzacji obsługi klienta, które zapewniają:
- redukcję kosztów operacyjnych (do 50%),
- skrócenie czasu reakcji (nawet o 60%),
- zwiększenie satysfakcji klienta (poprzez szybkość, przewidywalność i samoobsługę).