Bündelung mehrerer Postfächer
Mehrere Postfächer laufen in einem System. Niemand wechselt mehr zwischen Konten — jeder Verlauf wird zum Ticket mit Nummer, Status und Historie.
Fallstudie • Personalvermittlung (Polen)
WEST-ARBEIT – zentralisierte und automatisierte Korrespondenz
Das Debesis-Ticketsystem ordnet die Korrespondenz einer Personalvermittlung, bündelt viele Postfächer, automatisiert die Zuweisung und verbessert die Antworten mit Vorlagen und klaren Prioritäten.
Zusammenfassung
Zusammenfassung des Projekts bei WEST-ARBEIT
WEST-ARBEIT ist eine wachsende Personalvermittlung für Pflegekräfte älterer und pflegebedürftiger Menschen in Deutschland. Mit wachsender Zahl von Bewerbern und Kunden musste das Unternehmen die E-Mail-Kommunikation ordnen und automatisieren — über viele Postfächer hinweg.
WEST-ARBEIT bat Debesis um eine Lösung, die die Korrespondenz zentralisiert, die Zuweisung automatisiert und klare Kategorien und Antwortvorlagen einführt – damit keine wichtige Nachricht unbeantwortet bleibt und das Team schneller und planbarer arbeitet.
Ergebnisse der Einführung des Debesis-Ticketsystem sind u. a.:
- viele Postfächer in einem Werkzeug,
- Anfragen in thematischen Warteschlangen,
- automatische Benachrichtigung bei Eingang,
- ein Schriftverlauf je Vorgang,
- messbar mehr Qualität und Planbarkeit.
Ausgangslage
Über den Kunden und die wichtigsten Herausforderungen
WEST-ARBEIT vermittelt Menschen, die in Deutschland in der Pflege arbeiten möchten. Das Unternehmen entstand aus der steigenden Nachfrage nach professioneller Pflege und steht für Qualität, transparente Abläufe und langfristige Zusammenarbeit mit Pflegekräften.
Die Pflegebranche ist kommunikationsintensiv: Bewerber, Pflegekräfte und Kunden (Familien, Angehörige, Partner) melden sich zu Stellen, Formalitäten, Anreise, Verträgen, Einsatzplänen und Abrechnung. In der Praxis hieß das:
- hohes E-Mail-Aufkommen in mehreren Postfächern,
- ein breites Themenspektrum — von allgemeinen Fragen bis zu formalen Anträgen,
- Zeitdruck bei Abreisen und Vertragsentscheidungen,
- der Bedarf an vollständiger Historie und transparentem Ablauf.
Die Arbeit in Postfächern erschwerte Prioritäten, riskierte „verlorene“ Nachrichten und machte das Delegieren schwer.
Strategie
Projektziele und Umfang
Gemeinsam mit WEST-ARBEIT haben wir die wichtigsten Ziele festgelegt:
- Zentrale Korrespondenz – alle E-Mail-Anfragen in einem Werkzeug mit einheitlicher Statusverfolgung.
- Automatisierung – Kategorien, Warteschlangen, Routingregeln und automatische Bestätigungen an Absender.
- Mehr Qualität und Planbarkeit – Antwortvorlagen, klare Prioritäten, weniger Risiko von Versäumnissen.
- Skalierbarkeit – wachsendes Volumen ohne Störung der Teamarbeit.
Der Umfang umfasste:
- die Einführung des Debesis-Ticketsystem,
- die Anbindung vieler Postfächer an ein System,
- thematische Warteschlangen (Rekrutierung, Dokumente, Transport usw.),
- automatische Benachrichtigung bei Eingang,
- Antwortvorlagen für wiederkehrende Fälle.
Lösung
Die wichtigsten Debesis-Funktionen bei WEST-ARBEIT
Die Einführung konzentrierte sich auf die tägliche Arbeit von Agenten und Koordinatoren — vom ersten Kontakt eines Bewerbers bis zu Formalitäten und Abrechnung.
Kategorien und Warteschlangen
Anfragen werden kategorisiert und in die passenden Warteschlangen geleitet (z. B. Rekrutierung, Dokumente, Transport) — das verkürzt den Weg zum richtigen Agenten und vereinfacht Berichte.
Automatische Benachrichtigungen
Bei Eingang eines Tickets versendet das System eine automatische Bestätigung mit Vorgangsnummer — ein Zeichen von Professionalität, das Rückfragen wie „Ist meine E-Mail angekommen?“ verringert.
Antwortvorlagen
Agenten nutzen Vorlagen für wiederkehrende Themen (Rekrutierung, Transport, Verträge und Anträge) — für einheitlichen Ton und vollständige Informationen, egal wer antwortet.
Vollständiger Schriftverlauf
Der gesamte Schriftverkehr eines Falls liegt in einem Verlauf — das erleichtert Übergaben und Qualitätsprüfungen und senkt das Risiko falscher Entscheidungen.
Fortgeschrittene E-Mail-Bearbeitung
Das Ticketsystem sorgt dafür, dass keine wichtige Nachricht unbeantwortet bleibt — die Grundlage des Rufs in der Pflege, wo schnelle, verlässliche Antworten am meisten zählen.
Einführung
So verlief die Einführung
1. Analyse und Entwurf
Wir analysierten Quellen der Korrespondenz, Anfragearten und Entscheidungspunkte, erstellten mit WEST-ARBEIT eine Kategorienkarte und vereinfachten Übergaben im Team.
2. Postfächer und Warteschlangen
Viele Postfächer wurden angebunden, mit Warteschlangen passend zu Themen und Rollen — das erleichterte das Delegieren.
3. Vorlagen und Regeln
Für die wichtigsten Fälle (Rekrutierung, Transport, Dokumente) entstanden Antwortvorlagen, dazu automatische Eingangsbestätigungen und Routingregeln.
4. Einarbeitung des Teams
Das Team wurde im Werkzeug, in Eskalationsregeln und Qualitätskennzahlen (FRT/TTR) geschult — und darin, alle Kontakte über das Ticketsystem zu führen.
5. Stabilisierung und Optimierung
In den ersten Wochen nach dem Start wurden die Daten regelmäßig ausgewertet und Kategorien, Regeln und Vorlagen angepasst — mit neuen Szenarien, wo das Volumen höher war als erwartet.
Ergebnisse
Wichtigste Ergebnisse
Das Debesis-Ticketsystem unterstützt direkt die Mission von WEST-ARBEIT — hochwertige Pflegeleistungen und stabile Zusammenarbeit mit dem Personal.
Volle Kontrolle über die Korrespondenz
Nachrichten aus vielen Postfächern werden an einer Stelle bearbeitet — Prioritäten, SLA und Auslastung lassen sich leichter steuern.
Keine „verlorenen“ E-Mails
Jede Anfrage hat Verantwortlichen und Status, und Agenten sehen den vollen Kontext — wichtige Themen werden nicht übersehen.
Schnellere, einheitliche Antworten
Vorlagen beschleunigen die Arbeit und vereinheitlichen Informationen für Pflegekräfte, Bewerber und Kunden — das stärkt das professionelle Bild.
Kundenstimme
Was WEST-ARBEIT
„Wir haben uns für Debesis entschieden, weil das System intuitiv, einfach und funktional ist. Bei Start und Einrichtung haben wir viel Unterstützung erhalten. Das System gibt uns volle Kontrolle über Kundennachrichten, automatisiert die Arbeit und sorgt dafür, dass im Alltag nichts untergeht.“ (aus dem Polnischen übersetzt)
Kontakt · Debesis · Warschau
Erhalten Sie Zugang zur Debesis-Demo
Füllen Sie das Formular aus — die Zugangsdaten senden wir noch am selben Tag. Ein leeres Konto für 7 Tage, ohne Kreditkarte. Gern rufen wir Sie auch an und zeigen das System an Ihrem eigenen Prozess.
Help Desk für Kunden
Haben Sie Fragen zum Ticketsystem, zu Voicebots, Gesprächstranskription oder zur Automatisierung im Kundenservice? Oder möchten Sie eine kostenlose Demo des Debesis-Systems vereinbaren?
Wir antworten schnell und konkret — und zeigen Ihnen, wie unsere Lösungen den Kundenservice in Ihrem Unternehmen verbessern.
Am häufigsten gewählte Lösungen: Ticketsystem, Helpdesk-System, Callcenter-Software, Telefonanlage, B2B- und B2C-Datenbanken.