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Fallstudie • Cloud-Telefonanlage, IVR und SMS mit Bitrix24 (Polen)

Perfekton — Cloud-Telefonanlage, IVR und SMS mit Bitrix24 für schnellere Rekrutierung und bessere Betreuung der Pflegekräfte

Perfekton vermittelt Pflegekräfte nach Deutschland. Gemeinsam mit Debesis startete das Unternehmen eine Cloud-Telefonanlage mit IVR, Aufzeichnung und Statistiken, ein SMS-Modul für neue Stellenangebote und eine Bitrix24-Anbindung, mit der Anrufe direkt im CRM bearbeitet werden.

Umfang: Vermittlung von Pflegekräften nach Deutschland
Lösung: Cloud-Telefonanlage + IVR + SMS + Bitrix24
Rufnummern: Polen und Deutschland (PL/DE)
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Perfekton

Ein Unternehmen, das Pflegekräfte für die Seniorenbetreuung in Deutschland vermittelt und organisiert — mit Fokus auf Sicherheit, planbarem Einkommen und ständigem Kontakt mit den Pflegekräften im Ausland.

Vermittlung von Pflegekräften Hotline mit IVR SMS Bitrix24-Anbindung
Umfang
Cloud-Telefonanlage + IVR + SMS
Kanäle
Telefon, SMS, Bitrix24-CRM
Geschäftsziel
Schnellere Rekrutierung und bessere Betreuung
Ergebnis
Kundenservice zentral in einem Werkzeug
Zusammenfassung

Telefonanlage, IVR, SMS und Telefon im CRM

Perfekton organisiert Einsätze von Pflegekräften in Deutschland. Der Umfang und der ständige Kontakt mit den Pflegekräften im Ausland verlangten professionelle Telefonie und eine schnelle Verbreitung von Stellenangeboten.

Gemeinsam mit Debesis führte das Unternehmen eine Cloud-Telefonanlage mit mehreren Rufnummern (PL/DE) ein, mit IVR und professionellen Ansagen, Warteschlangen, Aufzeichnung und Statistiken, einem SMS-Modul für Stellenangebote und einer Bitrix24-Anbindung zum Telefonieren direkt im CRM.

Ergebnis: Kundenservice zentral in einem Werkzeug, schnelle Ansprache der Pflegekräfte und vollständige Kontakthistorie für Qualität und Betrieb.

Über den Kunden

Perfekton – Vermittlung von Pflegekräften nach Deutschland

Perfekton ist auf die Vermittlung und Organisation von Pflegekräften in Deutschland spezialisiert — mit Fokus auf Sicherheit, planbares Einkommen und dauerhafte Beziehungen zu Pflegekräften und Kunden.

Das Team hält während jedes Einsatzes Kontakt mit den Pflegekräften und reagiert schnell — das erfordert gut organisierte Kommunikation über mehrere Kanäle.

Ausgangslage

Mehr Abläufe, verstreute Kanäle

Das schnelle Wachstum der Rekrutierungs- und Serviceabläufe und verstreute Kanäle (Telefone, SMS, CRM) erhöhten den Bedarf an:

  • einer professionellen Hotline mit klarer Führung (IVR),
  • ein- und ausgehenden Anrufen mit vollständiger Historie,
  • einer schnellen Information vieler Pflegekräfte über freie Stellen (SMS),
  • Arbeit in einem Werkzeug — idealerweise im täglich genutzten CRM.
Projektziele

Zentrale Kommunikation und volle Qualitätskontrolle

  • Kommunikation ordnen und zentralisieren (Telefon/SMS/CRM) in einer Arbeitsumgebung.
  • IVR, Warteschlangen, Aufzeichnung und Statistiken für Qualitätskontrolle und SLA.
  • Ein SMS-Modul starten , um Stellenangebote sofort an ausgewählte Gruppen zu senden.
  • Telefonie mit Bitrix24 verbinden , damit Anrufe direkt im CRM geführt werden.
Umfang

Cloud-Telefonanlage, IVR, SMS und Bitrix24

1) Cloud-Telefonanlage und IVR
Bereitgestellt wurden mehrere Festnetz- und Mobilnummern mit IVR und professionell aufgenommenen Ansagen. Das IVR leitet Anrufe direkt in die passenden Warteschlangen (z. B. Rekrutierung, Dokumente, Transport).

2) Warteschlangen, Aufzeichnung, Statistiken
Anrufe werden nach Priorität und Kompetenz eingereiht. Aufzeichnungen und Statistiken zeigen Qualität, Wartezeiten und Auslastung.

3) SMS-Modul
Ein SMS-Modul versendet aktuelle Stellenangebote an die Pflegekräfte und beschleunigt Rekrutierung und Vermittlung.

4) Bitrix24-Anbindung (Telefon im CRM)
Perfekton nutzt Bitrix24 für Vertrieb und Nachbetreuung. Anrufe laufen jetzt direkt über Bitrix24 — der Service ist in einem Werkzeug gebündelt und leichter zu steuern.

Ablauf der Einführung

Von der Verkehrsanalyse zur Stabilisierung

Analyse und Entwurf – Analyse von Anrufvolumen, Themen und Rollen; Entwurf des IVR-Baums und der Warteschlangen.

Einrichtung der Telefonanlage – Rufnummern, Ansagen, Routing, Aufzeichnung, Aufbewahrung.

Berichte und Monitoring – Anrufstatistiken und Dashboards für die Teamleitung.

SMS-Modul – Gateway-Anbindung und Vorlagen (Stellenangebote, Planänderungen).

Bitrix24-Anbindung – Anrufe an Kontakten und Leads erfasst, Click-to-Call und Annahme im CRM.

Stabilisierung – Schulung des Teams und Anpassung von IVR und Warteschlangen nach den ersten Berichten.

Beispielszenarien

Wie Perfekton Telefonie und SMS nutzt

Neues Stellenangebot → SMS
Die Personalvermittlung segmentiert die Datenbasis (z. B. Ort, Zeitraum, Führerschein) und versendet eine SMS mit den wichtigsten Eckdaten. Schnelle Rückmeldungen verkürzen die Besetzungszeit.

Eingehender Anruf → IVR → Warteschlange „Rekrutierung“
Die Bewerberin gelangt in die richtige Warteschlange. Der Agent sieht die Historie im CRM, das Gespräch wird aufgezeichnet und am Kontakt gespeichert.

Qualitätskontrolle und Coaching
Die Teamleitung prüft Statistiken und Aufzeichnungen, um Engpässe oder Schulungsbedarf zu erkennen.

Ergebnisse

Eine professionelle Hotline und ein Werkzeug

Eine professionelle Hotline mit klarer IVR-Führung und passenden Warteschlangen.

Volle Transparenz – Aufzeichnungen und Statistiken (Qualität, Auslastung, SLA).

Schnelle Nachrichten an die Pflegekräfte über das SMS-Modul — schnelle Stellen- und Änderungsmeldungen.

Ein Werkzeug – Telefonie in Bitrix24 integriert, für einfachere Abläufe, Berichte und Steuerung.

Professionelle Hotline mit IVR, Aufzeichnungen und Statistiken, SMS an die Pflegekräfte — Telefonie in Bitrix24
Fazit

Telefonie, SMS und CRM in einem stimmigen Ökosystem

Die Einführung bei Perfekton verbindet Telefonie, SMS und CRM. IVR und Warteschlangen ordnen den Verkehr, Aufzeichnungen und Statistiken stärken die Qualitätskontrolle, SMS verbreitet Angebote sofort, und Bitrix24 bündelt die tägliche Arbeit.

Diese Kombination verbessert spürbar die Effizienz der Rekrutierung, die Planbarkeit des Service und den Komfort der Pflegekräfte — genau das, was eine Branche braucht, in der Schnelligkeit und Informationsqualität über den Erfolg entscheiden.

Perfekton – Logo
„Hochwertiger Kundenservice hat großen Einfluss darauf, wie ein Unternehmen arbeitet und wächst … Die Entscheidung für Debesis war eine unserer wichtigsten im Kundenservice — wir empfehlen Debesis mit voller Überzeugung als verlässlichen Partner.“ (aus dem Polnischen übersetzt)
Kontakt · Debesis · Warschau

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