Debesis stellt für den Dienst mobileHolter eine stabile Arbeitsumgebung des Überwachungszentrums bereit: Telefonanlage mit SMS, Ticketsystem, Patientenportal, Gerätebestand sowie Versand- und Medizinintegrationen automatisieren Aufträge, verkürzen die Bearbeitung und steigern die Effizienz ohne zusätzliches Personal.
Medicalgorithmics bietet seit 2012 Holter-Diagnostik des Herzens an. Mit dem Wachstum von mobileHolter brauchte das Unternehmen eine stabile, integrierte Umgebung für den Service gegenüber Patienten und Ärzten — vom ersten Kontakt über den Geräteversand bis zur Fernüberwachung und Befundung.
2016 begann die Zusammenarbeit mit Debesis mit der Einführung der Telefonanlage Debesis PBX mit SMS-Modul und Sprachansagen zu den Dienstzeiten des Überwachungszentrums. In weiteren Schritten folgten das Ticketsystem, das Kunden- und Patientenportal, der Gerätebestand sowie Versand- und Medizinintegrationen.
Das Ergebnis: eine stabile Arbeitsumgebung für das Überwachungszentrum, kürzere Bearbeitung je Patient, automatisch angelegte Aufträge und Reservierungen sowie eine spürbare Effizienzsteigerung ohne zusätzliches Personal. Mehrere Kanäle und Integrationen haben die meisten wiederkehrenden Pflichtschritte von den Mitarbeitern auf das System verlagert.
Medicalgorithmics Polska Sp. z o.o. ist auf Lösungen für die Kardiologie spezialisiert, unter anderem auf den Dienst mobileHolter, der auf den internationalen Erfahrungen der Partner von Medicalgorithmics S.A. aufbaut. Er soll Patienten eine kontinuierliche Herzüberwachung bei einfachem und schnellem Ablauf ermöglichen.
Das schnelle Wachstum von mobileHolter brachte steigende Auftrags- und Kontaktvolumen — von Patienten wie von Ärzten. Daraus ergaben sich die typischen Herausforderungen der Skalierung:
Gemeinsam mit dem Team von Medicalgorithmics wurden operative und qualitative Ziele festgelegt:
Das Projekt verband mehrere Bereiche zu einem integrierten Prozess: Telefon, Ticketsystem, Patientenportal, Gerätebestand, Versandlogistik und Medizinintegrationen.
Start der Debesis-Telefonanlage mit Sprachansagen zu den Dienstzeiten des Überwachungszentrums und einfacher IVR-Navigation. Das SMS-Modul dient für Bestätigungen, Erinnerungen und schnelle Anleitungen für Patienten.
Alle Kontakte (Telefon, E-Mail, Portal) werden als Ticket mit Priorität, Status und SLA erfasst. Weiterleitungsregeln verteilen die Vorgänge an die Teams: Überwachung, Logistik, Verwaltung, IT, Abrechnung.
Patienten und Ärzte können Anliegen melden, den Auftragsstatus verfolgen, Infomaterial herunterladen und die FAQ nutzen. Das Portal ist mit dem Ticketsystem verbunden und bietet eine sichere Anmeldung.
Erfassung und Programmierung der Geräte, Zuordnung zu Patient und Auftrag, Reservierungen und Untersuchungstermine. Das System führt Ausgaben, Rückgaben und Bestände und liefert Berichte zur Geräteauslastung.
Automatisches Anlegen von Sendungen und Etiketten, Vergabe von Sendungsnummern und Rücksendung der Geräte nach der Untersuchung. Adressen und Versanddaten stammen aus den ausgefüllten Formularen.
Datenaustausch in beide Richtungen: Aufträge, Status, Ergebnisse, Patienten- und Gerätedaten. Aufträge entstehen automatisch beim Programmieren des Geräts — manuelles Abtippen entfällt.
Erinnerungen an Versand und Rückgabe des Geräts, Hinweise zu Reservierungen oder fehlenden Daten und Links zur Anleitung für mobileHolter. So weiß der Patient, was wann zu tun ist.
Geräteprogrammierung → automatischer Auftrag
Nach dem Ausfüllen des Formulars legt das System automatisch die Gerätereservierung und eine Logistikaufgabe an. Kurierauftrag und Versandetikett entstehen ohne Zutun eines Mitarbeiters. Die Anmeldung erhält ein Ticket mit dem Status „Versand läuft“, der Patient eine SMS mit den Informationen.
Anruf eines Patienten → Ticket + SMS
Die Telefonanlage erfasst den Kontakt, das IVR leitet den Patienten in die passende Warteschlange (Technik, Logistik, Formalitäten). Im System entsteht ein Ticket, und der Patient erhält eine SMS mit Anleitung oder Bestätigung des Rückrufs.
Geräterückgabe → Versandintegration
Nach der Untersuchung meldet der Patient die Rückgabe im Portal. Das System bestellt automatisch den Kurier, erzeugt das Etikett und aktualisiert nach dem Wareneingang den Bestand — der RMA-Kreislauf schließt sich in einem Prozess.
Die Integration von Telefonanlage, Ticketsystem, Patientenportal, Gerätebestand und Logistik ermöglichte Medicalgorithmics einen stabilen, skalierbaren Prozess für mobileHolter — ohne zusätzliches Personal.
Eine gut erreichbare Hotline, geordnete IVR-Warteschlangen und Gesprächsaufzeichnungen erlauben laufende Qualitätskontrolle und schnelle Reaktion auf betriebliche Probleme.
Die Automatisierung des Ablaufs Formular → Reservierung → Logistik → Kurier entlastet das Team deutlich. Mit gleich vielen Mitarbeitern werden in derselben Zeit mehr Untersuchungen durchgeführt.
Untersuchungsaufträge entstehen automatisch beim Programmieren des Geräts, und der Patient wird per SMS und Portal geführt. Weniger Anrufe „wegen der Sendung“, mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.
Die vollständige Historie von Kontakten, Status, Geräteausgaben und -rückgaben sowie Sendungen erleichtert Audits, Abrechnung und Prozessentscheidungen.
Das IVR ordnet das Anrufaufkommen, Aufzeichnungen unterstützen das Coaching, und Berichte aus Ticketsystem und Telefonanlage sind Grundlage für Entscheidungen zu Besetzung, Dienstzeiten und Gesprächsleitfäden.
Telefon, SMS, Portal und Gerätebestand sind über Tickets und Medizinintegrationen verbunden. Jeder Vorgang hat eine Nummer, einen Status und eine vollständige Historie.
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