DSGVO und Datenschutz bei Debesis

Was Unternehmen vor dem Einsatz wissen möchten: wer wofür verantwortlich ist, wo die Daten liegen und wie sie geschützt sind.

Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Für die personenbezogenen Daten, die Sie in Debesis verarbeiten — Kundenanfragen, Gesprächsaufzeichnungen, Transkripte —, sind Sie Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Debesis verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter in Ihrem Auftrag.

Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Er regelt Umfang und Zweck der Verarbeitung, unsere Pflichten, den Einsatz weiterer Auftragsverarbeiter sowie die Löschung oder Rückgabe der Daten nach Vertragsende. Der Abschluss ist Voraussetzung, bevor wir Daten verarbeiten.

Wo die Daten liegen

• Hosting, Datenbanken und Sicherungen der Plattform stehen in Polen und damit im Europäischen Wirtschaftsraum.
• KI-Funktionen — der KI-Telefonassistent mit Spracherkennung, Sprachausgabe und Sprachverständnis sowie Einordnung, Zusammenfassungen und Antwortvorschläge — nutzen Modelle externer Anbieter, unter anderem von OpenAI und Google. Die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren in der EU.
• Die Liste der Unterauftragsverarbeiter erhalten Sie auf Anfrage.

Technische und organisatorische Maßnahmen

• Zugriff: Prinzip der minimalen Rechte, eindeutige Benutzerkennungen, rollenbasierte Berechtigungen, regelmäßige Überprüfung der Konten und Mehr-Faktor-Authentifizierung für administrative Zugänge. In den Paketen Erweitert und Komplett melden sich Nutzer über Microsoft Entra ID an — mit MFA nach den Richtlinien Ihrer IT; die Anmeldung per Passwort lässt sich abschalten.
• Verschlüsselung: Daten werden bei der Übertragung und bei der Speicherung verschlüsselt; Verbindungen über öffentliche Netze laufen über TLS oder VPN.
• Protokollierung und Überwachung: Ereignisse werden zentral gesammelt und ausgewertet, Audit-Protokolle archiviert, Sicherheitswarnungen nach einem festgelegten Verfahren bearbeitet.
• Verfügbarkeit: Sicherungen an getrennten Standorten, Richtlinien zur Betriebskontinuität und regelmäßige Notfalltests; zugesagt sind 99 % Verfügbarkeit pro Monat (Nutzungsbedingungen).

Aufbewahrung und Löschung

Aufbewahrungsfristen, den Umfang der erhobenen Angaben und den Zugriff auf Aufzeichnungen und Transkripte legen Sie für Ihr Konto fest. Nach Vertragsende werden die Daten gemäß Auftragsverarbeitungsvertrag gelöscht oder zurückgegeben.

Gesprächsaufzeichnung und KI-Telefonassistent

Ob und welche Gespräche aufgezeichnet werden, entscheiden Sie als Verantwortlicher. Eine Ansage, die Anrufer informiert, hinterlegen Sie im Sprachmenü (IVR).

Der KI-Telefonassistent stellt sich zu Beginn jedes Gesprächs als automatischer Assistent vor, wie es die KI-Verordnung für Systeme verlangt, die mit Menschen interagieren. Entscheidungen, die ein Mensch treffen muss, übergibt er an Ihr Team.

Zertifizierung

Eine ISO-27001-Zertifizierung haben wir derzeit nicht. Unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen legen wir im Auftragsverarbeitungsvertrag offen, und wir beantworten gern Ihren Sicherheitsfragebogen.

Kontakt

Datenschutzbeauftragter: iod@debesis.pl. Zuständige Aufsichtsbehörde ist der Präsident des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, Polen.

Wie wir Daten auf dieser Website verarbeiten, lesen Sie in der Datenschutzerklärung. Diese Seite ist eine Information und keine Rechtsberatung.

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