Herausforderungen im Kundenservice
- Verstreute Postfächer — Dutzende E-Mail-Adressen je Niederlassung — niemand hat den Überblick.
- Statusanfragen — „Wo ist meine Sendung?“ — der häufigste Anruf und der am leichtesten automatisierbare.
- Transportschäden — Meldungen brauchen Fotos, Lieferscheine und Abstimmung mit Lager und Buchhaltung.
- Mehrere Sprachen — Kunden, Fahrer und Partner aus verschiedenen Ländern.
- Telefonie außerhalb des Systems — Gespräche sind nicht dokumentiert, Zusagen gehen verloren.
So arbeitet Debesis
Debesis führt alle Postfächer und Rufnummern in einem System zusammen. Jede Anfrage wird zum Vorgang mit Sendungsbezug, Zuständigkeit und Frist; Schadensmeldungen durchlaufen einen festen Ablauf über Service, Lager und Buchhaltung.
Transportschäden als Vorgang
- Meldung mit Fotos, Rechnungs- und Lieferscheinnummer.
- Prüfung im Lager und Entscheidung in der Buchhaltung — im selben Vorgang.
- Der Kunde behält eine Vorgangsnummer und wird über die Entscheidung informiert.
Hotline und Selfservice
- IVR und Warteschlangen je Niederlassung oder Sprache.
- KI-Telefonassistent für Statusanfragen — auf Deutsch, Englisch und in weiteren Sprachen.
- Rückruf und SMS mit Vorgangsnummer.
Die wichtigsten Funktionen
- Gebündelte Postfächer — alle Adressen in einer Warteschlange.
- Einordnung per KI — Statusanfrage, Schaden, Termin oder Beschwerde.
- Ticketsystem mit Teilaufgaben — für Lager, Disposition und Buchhaltung.
- KI-Telefonassistent — für Sendungsstatus rund um die Uhr, mehrsprachig.
- Versandintegrationen — DPD, GLS und weitere über API.
- SLA und Eskalation — je Kunde oder Vertrag.
- Berichte — Anfragen je Grund, Niederlassung und Kanal.
Referenzen aus Polen
Follow me! (Polen) — Personenverkehr zwischen Stettin und Berlin seit fast 30 Jahren: Ticketsystem für E-Mail-Anfragen und eine Hotline über die Debesis-Telefonanlage, eingebunden in den vorhandenen SIP-Account. Mehr auf der Startseite
Internationaler Betreiber eines Vertriebsnetzes — vorher Dutzende verstreute Postfächer und Telefonie außerhalb des Systems, heute eine zentrale Sicht und nachvollziehbare Bearbeitung. Fallstudie (PL)
Impuls Leasing (Polen) — Flottenkunden über Ticketsystem und VoIP-Telefonie.
Sehen Sie, wie Debesis mit Ihren Abläufen arbeitet. Präsentation vereinbaren — wir zeigen das System an Ihren häufigsten Anliegen.