Herausforderungen im Kundenservice
- Überlastete Anmeldung — Anrufe, Patienten am Tresen und E-Mails gleichzeitig — viele Anrufer kommen nicht durch.
- Terminanfragen und Absagen — sie binden einen großen Teil der Telefonzeit, obwohl sie sich wiederholen.
- Mehrere Standorte — ohne gemeinsame Hotline landen Patienten am falschen Ort.
- Nachvollziehbarkeit — bei Beschwerden fehlt oft die Dokumentation, was am Telefon gesagt wurde.
- Datenschutz — Gesundheitsdaten sind besonders geschützte Daten nach Art. 9 DSGVO.
So arbeitet Debesis
Debesis verbindet Telefonie mit einem Ticketsystem: Das IVR leitet Anrufer nach Anliegen und Standort, Warteschlangen mit Rückruf fangen Spitzen ab, und jedes Gespräch wird als Vorgang dokumentiert.
Hotline mit IVR — rund um die Uhr
- Sprachmenü nach Anliegen und Standort, Ansagen zu Sprechzeiten.
- Warteschlange mit Rückruf statt Besetztzeichen.
- KI-Telefonassistent für Terminbestätigungen, Verschiebungen und Erinnerungen.
Qualität und Dokumentation
- Gesprächsaufzeichnung — ob und wann, entscheiden Sie; die Ansage hinterlegen Sie im IVR.
- Transkription und KI-Zusammenfassung am Vorgang.
- Patientenportal für Anfragen und Statusabfragen.
Die wichtigsten Funktionen
- IVR und Warteschlangen — für mehrere Standorte und Fachbereiche.
- Rückruf — statt Warten in der Leitung.
- KI-Telefonassistent — für Terminanfragen, auch nachts und am Wochenende.
- Ticketsystem — für Befundanfragen, Rezepte, Beschwerden und Rückfragen.
- Patientenportal — mit sicherer Anmeldung.
- Aufzeichnung und Transkription — für Qualitätskontrolle und Nachweis.
- Hosting in Polen (EWR) — KI-Funktionen verarbeitet in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Referenzen aus Polen
Medicalgorithmics (Polen) — Kardiologie-Diagnostik mit dem Dienst mobileHolter: Telefonanlage mit SMS, Ticketsystem, Patientenportal, Gerätebestand sowie Versand- und Medizinintegrationen. Fallstudie lesen
Freshmed (Polen) — Zentrum für Zahnmedizin und ästhetische Medizin: Hotline mit IVR und Gesprächsaufzeichnung, Qualitätskontrolle der Gespräche und lückenloser Audit-Trail. Fallstudie Freshmed (PL)
Smile Institute (Polen) — Zahnarztkette mit 14 Praxen, eigene Rufnummer je Praxis und zentrales Team für verpasste Anrufe. Mehr auf der Startseite
Sehen Sie, wie Debesis mit Ihren Abläufen arbeitet. Präsentation vereinbaren — wir zeigen das System an Ihren häufigsten Anliegen.