Wdrożenie skoncentrowano na praktycznej, codziennej pracy konsultantów i koordynatorów, których zadaniem jest utrzymanie „ciągłości opieki informacyjnej” od momentu pierwszego kontaktu kandydata po finalizację formalności i rozliczeń. Zaimplementowane elementy:
1) Wieloskrzynkowa centralizacja (wielokanałowa obsługa klienta)
- Konfiguracja kilku skrzynek mailowych w jednym systemie — pracownicy nie muszą przełączać się między kontami czy aplikacjami. Każdy wątek staje się ticketem z własnym numerem, statusem i historią.
- Jedno źródło danych — odciążenie od ręcznego przekazywania wątków i ryzyka „znikających” wiadomości.
2) Kategoryzacja zgłoszeń i kolejki
- Kategoryzowanie zgłoszeń na podstawie wielu kolejek (np. rekrutacja, dokumenty, transport, umowy, wnioski), co skraca drogę od wpływu do właściwego konsultanta.
- Łatwe filtrowanie i raportowanie wolumenów według kategorii, co wspiera planowanie obsady.
3) Automatyczne powiadomienia
- Po rejestracji ticketu system wysyła automatyczne potwierdzenie z informacją o numerze sprawy — to sygnał profesjonalizmu i przejrzystości procesu.
- Powiadomienia redukują liczbę dublowanych wiadomości typu „czy mój e-mail dotarł?”, a klient/opiekun czuje, że sprawa jest zaopiekowana.
4) Szablony odpowiedzi i standaryzacja języka
- Konsultanci korzystają z szablonów wiadomości dopasowanych do powtarzalnych tematów (np. rezerwacja przejazdu, umowy, wnioski).
- Standaryzacja treści pozwala utrzymać spójny tone of voice i komplet informacji niezależnie od osoby odpowiadającej.
5) Historia korespondencji i przejrzystość pracy
- Historia korespondencji w jednym miejscu ułatwia przejęcia spraw i audyt jakości.
- Wgląd w pełen kontekst minimalizuje ryzyko błędnych decyzji lub powtarzania pytań.
6) Zaawansowana obsługa maili
Zastosowane mechanizmy gwarantują, że żadna istotna wiadomość nie zostaje bez odpowiedzi — to fundament renomy w branży opiekuńczej.
