Powered by Smartsupp
Case study • system ticketowy + centrala telefoniczna dla sieci 14 gabinetów stomatologicznych

Smile Institute — zintegrowany system ticketowy z centralą telefoniczną dla 14 gabinetów stomatologicznych

Smile Institute to dynamicznie rozwijająca się sieć gabinetów stomatologicznych. Wraz z ekspansją sieci rosnąca liczba połączeń utrudniała utrzymanie szybkiej reakcji na kontakt pacjentów — nieodebrane połączenia oznaczały utracone wizyty, przeciążoną rejestrację i brak kontroli nad komunikacją między placówkami. Wdrożenie Debesis połączyło telefonię z systemem zgłoszeń w jedno centralne środowisko, obsługujące ponad 5 500 połączeń miesięcznie.

Branża: stomatologia · sieć placówek medycznych
Skala: 14 gabinetów, 5 500+ połączeń/mies
Rozwiązanie: system ticketowy + centrala telefoniczna (integracja)
Umów konsultację Zobacz system ticketowy

Smile Institute

Sieć gabinetów stomatologicznych obejmująca placówki m.in. w Chełmie, Garwolinie, Janowie Lubelskim, Kraśniku, Lubartowie, Opolu Lubelskim, Poniatowej, Płońsku, Skierniewicach, Sochaczewie, Zwoleniu i Łowiczu. Aktualnie 14 gabinetów w jednym systemie Debesis.

Stomatologia Sieć placówek Call center Telefonia Ticketing
Sieć placówek
14 gabinetów
Skala kontaktu
5 500+ połączeń/mies
Nieodebrane połączenia
−25%
Czas obsługi zgłoszeń
−20%
Streszczenie wdrożenia

Telefonia i ticketing w jednym systemie — koniec pracy na kilku narzędziach

Smile Institute przed wdrożeniem pracowało równolegle na centrali telefonicznej i osobnym systemie do tagowania zgłoszeń. To dwa różne narzędzia, dwa loginy, dwa konteksty — w praktyce konsultanci musieli ręcznie przenosić informacje, co wydłużało obsługę i powodowało utratę kontekstu.

Wdrożenie systemu ticketowego Debesis zintegrowanego z centralą telefoniczną stworzyło jedno wspólne środowisko obsługi dla całej sieci — z zachowaniem indywidualnych numerów telefonów poszczególnych gabinetów.

Rezultat: −25% nieodebranych połączeń, −20% czasu obsługi zgłoszeń, centralny zespół 6 osób + 13 rejestracji gabinetowych w jednym systemie, obsługa ponad 5 500 połączeń i 4 000 zgłoszeń miesięcznie.

O kliencie

Smile Institute — rozwijająca się sieć stomatologii

Smile Institute to dynamicznie rozwijająca się sieć gabinetów stomatologicznych, która stale rozszerza działalność o kolejne placówki. Obecnie w systemie Debesis obsługiwanych jest 14 gabinetów rozproszonych geograficznie w środkowo-wschodniej Polsce — m.in. w Chełmie, Garwolinie, Janowie Lubelskim, Kraśniku, Kruszewni, Lubartowie, Opolu Lubelskim, Poniatowej, Płońsku, Skierniewicach, Sochaczewie, Zwoleniu oraz Łowiczu.

Rozwój sieci powoduje, że potrzebna jest jednolita infrastruktura komunikacyjna, która utrzymuje tożsamość poszczególnych gabinetów (lokalne numery telefonów), ale jednocześnie pozwala obsługiwać pacjentów centralnie — z pełną widocznością obciążenia, historii kontaktów i statusów zgłoszeń.

Wyzwanie

Centrala i tagowanie w oddzielnych narzędziach — brak centralizacji

Przed wdrożeniem Debesis Smile Institute korzystało równolegle z dwóch niezależnych systemów: centrali telefonicznej oraz oddzielnego systemu do tagowania zgłoszeń. To wymuszało pracę na kilku narzędziach jednocześnie, co wydłużało czas obsługi i utrudniało zarządzanie komunikacją.

Brak centralizacji powodował konkretne problemy operacyjne:

  • Utrudniona kontrola nad nieodebranymi połączeniami — utracone połączenie = potencjalnie utracona wizyta.
  • Rozproszenie informacji o pacjentach i historii kontaktu — kontekst w jednym systemie, akcja w drugim.
  • Przeciążenie rejestracji w poszczególnych placówkach — brak balansowania ruchu między gabinetami.
  • Ograniczone możliwości raportowania i analizy — fragmentaryczne dane utrudniają decyzje zarządcze.
  • Trudności w zarządzaniu ruchem telefonicznym między call center a gabinetami.

Dodatkowym wyzwaniem było zachowanie indywidualnych numerów telefonów dla każdego gabinetu przy jednoczesnym stworzeniu centralnego modelu obsługi pacjentów — oraz przygotowanie infrastruktury gotowej na dalszy rozwój sieci o kolejne placówki.

Rozwiązanie

Zintegrowany system ticketowy z centralą telefoniczną — jedno środowisko pracy

Debesis wdrożył zintegrowany system ticketowy połączony z centralą telefoniczną, który stał się centralnym środowiskiem obsługi komunikacji dla całej sieci Smile Institute.

Nowe rozwiązanie umożliwiło stworzenie spójnego modelu obsługi dla wszystkich placówek bez konieczności zmiany numerów telefonów poszczególnych gabinetów. Pacjent nadal kontaktuje się z wybraną placówką, ale obsługa połączenia odbywa się w ramach jednego wspólnego systemu.

System został skonfigurowany tak, aby połączenia w pierwszej kolejności trafiały do centralnego zespołu obsługi. W przypadku większego obciążenia infolinii połączenia mogą być automatycznie przekazywane bezpośrednio do odpowiednich gabinetów, co ogranicza liczbę nieodebranych kontaktów i przyspiesza proces rejestracji pacjentów.

Wdrożone funkcje:

  • Rejestrowanie wszystkich połączeń przychodzących i wychodzących.
  • Obsługa zgłoszeń z połączeń nieodebranych — automatyczne wytwarzanie ticketa do oddzwonienia.
  • Kolejkowanie i inteligentne kierowanie połączeń między call center a gabinetami.
  • Statusowanie zgłoszeń — pełna widoczność etapu obsługi każdej sprawy.
  • Raportowanie i analiza pracy zespołu — dashboardy, statystyki, KPI.
  • Tagowanie zgłoszeń według rodzaju pacjenta i typu wizyty.
  • Bieżące zarządzanie konfiguracją centrali i uprawnieniami użytkowników.

Dzięki integracji telefonii z systemem zgłoszeń konsultanci mają pełny dostęp do historii kontaktu i statusów spraw bez pracy na kilku niezależnych narzędziach. System wspiera codzienną pracę 6-osobowego centralnego zespołu obsługi oraz 13 rejestracji gabinetowych, zapewniając spójny model komunikacji dla całej sieci placówek.

Efekty współpracy

Centralizacja, mniej nieodebranych, szybsza obsługa

Wdrożenie Debesis pozwoliło Smile Institute uporządkować i scentralizować proces obsługi pacjentów dla wszystkich placówek działających w ramach sieci.

Kluczowe dane po wdrożeniu:

  • 14 obsługiwanych gabinetów stomatologicznych
  • Ponad 5 500 połączeń przychodzących miesięcznie
  • Około 4 000 zgłoszeń miesięcznie
  • 6-osobowy centralny zespół obsługi
  • 13 rejestracji gabinetowych pracujących w jednym systemie
  • Centralizacja komunikacji dla całej sieci placówek

Najważniejsze efekty wdrożenia:

  • Nawet o 25% mniej nieodebranych połączeń dzięki inteligentnemu kierowaniu ruchu
  • Skrócenie czasu obsługi zgłoszeń o około 20%
  • Kilkukrotnie szybszy dostęp do historii kontaktu i statusów zgłoszeń
  • Ograniczenie pracy manualnej poprzez połączenie telefonii i zgłoszeń w jednym systemie
  • Redukcja liczby wykorzystywanych narzędzi do jednego centralnego środowiska
  • Szybsza rejestracja pacjentów i sprawniejsza obsługa kilku tysięcy kontaktów miesięcznie
  • Pełna kontrola nad historią komunikacji i zgłoszeniami
  • Łatwiejsze raportowanie i analiza efektywności pracy zespołu
  • Możliwość centralnego zarządzania komunikacją dla wszystkich placówek
14 gabinetów, ponad 5 500 połączeń i ok. 4 000 zgłoszeń miesięcznie w jednym systemie Debesis

Współpraca z Debesis przebiega bardzo dobrze zarówno na etapie wdrożenia, jak i w codziennej pracy z systemem. Sam program spełnia nasze oczekiwania — daje nam dostęp do wielu danych, statystyk i raportów, które realnie wspierają zarządzanie obsługą pacjentów oraz pozwalają lepiej analizować pracę zespołu. Dzięki temu mamy większą kontrolę nad połączeniami, zgłoszeniami i efektywnością obsługi w poszczególnych placówkach.

Dużą wartością jest dla nas również to, że system pomaga uporządkować codzienną komunikację i ogranicza pracę na kilku różnych narzędziach jednocześnie. W praktyce przekłada się to na sprawniejszą organizację pracy, szybszy dostęp do informacji i łatwiejsze monitorowanie bieżących spraw.

Bardzo ważne jest dla nas także wsparcie ze strony zespołu Debesis. Na każdym etapie współpracy możemy liczyć na pomoc, zaangażowanie i elastyczne podejście do naszych potrzeb. Kontakt z firmą jest bardzo dobry — szybki, konkretny i bezproblemowy. Z pełnym przekonaniem polecamy współpracę z Debesis jako partnerem, który nie tylko dostarcza funkcjonalne narzędzie, ale również aktywnie wspiera klienta w jego skutecznym wykorzystaniu.

— Smile Institute
Podsumowanie

Infrastruktura gotowa na dalszy rozwój sieci

Dzięki wdrożeniu Smile Institute przeszło z rozproszonego modelu obsługi opartego na wielu narzędziach do centralnie zarządzanego środowiska komunikacji, które wspiera obsługę kilku tysięcy kontaktów miesięcznie w ramach jednej infrastruktury.

Rozwiązanie zostało przygotowane z myślą o dalszym rozwoju Smile Institute i umożliwia łatwe dołączanie kolejnych gabinetów do istniejącej infrastruktury, co pozwala zachować spójny model obsługi wraz z rozwojem sieci.

Case Smile Institute pokazuje, że integracja telefonii z systemem ticketowym to nie tylko oszczędność czasu konsultantów — to fundament dla skalowalnej obsługi pacjentów w sieciach placówek medycznych, gdzie utracone połączenie oznacza utraconą wizytę.

Kontakt z Debesis — umów demo

Skontaktuj się z nami — chętnie doradzimy i pokażemy nasze rozwiązania w praktyce

Masz pytania o system ticketowy, voiceboty, transkrypcje rozmów lub automatyzację obsługi klienta?


A może chcesz umówić bezpłatne demo systemu Debesis?

👉 Skontaktuj się bezpośrednio — odpowiadamy szybko i konkretnie.

👉 Doradzimy, jak nasze rozwiązania mogą usprawnić obsługę klienta w Twojej firmie.

Ułatwi nam personalizację kontaktu.

Administratorem danych jest Debesis Sp. z o.o., ul. Geodetów 176, 05-500 Piaseczno. Szczegóły w polityce prywatności.

Przewiń do góry

Menu

Z rodziny

Kontakt

O nas

Debesis oferuje zaawansowane rozwiązania do automatyzacji obsługi zgłoszeń i reklamacji, skierowane do firm z branży e-commerce, turystycznej, automotive, medycznej, transportowej, serwisowej i IT.

Bezpłatna konsultacja
Regulaminy

© Debesis 2026 – Wszelkie prawa zastrzeżone