Powered by Smartsupp
Schronisko Bukowina - case study

Case Study: Schronisko Bukowina — system ticketowy Debesis z integracją telefonii (VoIP/IVR) i platform sprzedażowych

Streszczenie wdrożenia w Schronisku Bukowina

Schronisko Bukowina to restauracja i marka kulinarna, która od 2016 r. rozwija sprzedaż dań w słoikach i e-commerce, dziś z ofertą ~300 produktów oraz własnym importem z Włoch. Rosnące zainteresowanie i pomyłki w kontaktach telefonicznych (klienci dzwonili do sklepu zamiast do restauracji) ujawniły potrzebę uporządkowania komunikacji i połączenia wszystkich kanałów w jedno środowisko pracy. Wdrożyliśmy system ticketowy Debesis z kategoryzacją zgłoszeń, wirtualną centralą z IVR i kolejkami, zapowiedziami głosowymi zależnymi od godzin pracy, nagrywaniem połączeń i integracją z systemem sprzedażowym. Efekty: >68% spraw obsługiwanych w ciągu 1 godziny od rejestracji oraz >70% wiadomości niewymagających ingerencji (eliminacja automatycznych powiadomień), mniej pomyłek telefonicznych i pełny wgląd w historię zamówień podczas rozmowy.

O kliencie

Restauracja Schronisko Bukowina działa od 2015 r.; w 2016 r. wprowadziła pierwsze dania w słoikach, a dwa lata później uruchomiła sklep internetowy (własna strona + platformy). Dziś oferuje blisko 300 produktów marki własnej oraz realizuje bezpośredni import z Włoch.

Kontekst i wyzwanie

Duże zainteresowanie produktami i pomyłki numerów: klienci chcąc dodzwonić się do restauracji, wybierali numer do sklepu.

Obsługa rozproszona między skrzynkami mailowymi, telefonem i systemem sprzedażowym.

Cel: centralizacja zgłoszeń i połączeń, automatyzacja oraz ograniczenie błędów kierowania ruchu (restauracja vs. sklep).

Cele projektu

Połączyć maile, telefon i platformy sprzedażowe w jednym systemie ticketowym.

Zbudować IVR z kolejkami (sklep/restauracja) i logikę godzin pracy.

Uruchomić nagrywanie połączeń i dostęp do historii kontaktu.

Zintegrować system z platformą sprzedażową dla podglądu zamówień w trakcie rozmów.

Schronisko Bukowina - case study

„Wdrożenie systemu ticketowego było krokiem milowym… wyeliminowaliśmy blisko 70% telefonów do restauracji, a przed połączeniem goście dostają odpowiedź na najczęściej zadawane pytania. Debesis polecamy za pomocną i szybką obsługę techniczną.” — Kamil Zeid, E-Commerce Manager.

Zakres wdrożonych usług 

Kategoryzacja zgłoszeń z wielu skrzynek mailowych i platform sprzedażowych. 

Centrala VoIP z IVR i zapowiedziami głosowymi zależnymi od godzin pracy sklepu i restauracji. 

Kolejkowanie połączeń: osobne kolejki dla sklepu i restauracji + dodatkowa kolejka „oddzwonimy w godzinach pracy sklepu”. 

Jeden numer dla sklepu i restauracji + przekierowanie zewnętrzne do restauracji. 

Nagrywanie wszystkich połączeń i panel odsłuchu. 

Integracja z systemem sprzedażowym – dane o kliencie i zamówieniach w jednym widoku.

Przykładowe scenariusze

Klient pyta o status zamówienia → IVR kieruje do kolejki sklepu; konsultant widzi zamówienie w integracji i odpowiada bez przełączania systemów. 

Połączenie do restauracji → IVR kieruje do kolejki restauracji lub automatycznie przekierowuje na numer zewnętrzny restauracji. 

Telefon poza godzinami sklepu → klient trafia do kolejki „prośba o kontakt” i otrzymuje informację o oddzwonieniu w godzinach pracy.

Rezultaty 

Jedno środowisko pracy: obsługa klienta w systemie ticketowym, bez logowania do wielu platform. 

Szybkość: >68% zgłoszeń obsłużonych w ciągu 1 godziny od rejestracji

Automatyzacja: >70% wiadomości nie wymaga ingerencji (eliminacja powiadomień automatycznych); auto-zamykanie zgłoszeń z połączeń do restauracji, aby nie obciążać sklepu. 

Mniej pomyłek dzięki kolejkom i IVR; pełen wgląd w historię i nagrania połączeń.

Integracja: w trakcie rozmowy konsultant widzi dane zamówienia — szybsza i precyzyjna odpowiedź.

Dlaczego to działa?

IVR + kolejki kierują ruch we właściwe miejsce (sklep vs. restauracja) i ograniczają błędy.

Automatyzacja (zapowiedzi, auto-zamykanie, kolejka oddzwonień) obniża koszty obsługi.

Integracja sprzedażowa dostarcza kontekst (zamówienia, historia), co skraca czas odpowiedzi i podnosi jakość

Debesis Sp. z o.o.

  • 05-500 Piaseczno
  • ul. Geodetów 176
  • NIP: 793 162 47 81
Telefon
  • biuro: 22 699 99 09
  • helpdesk: 22 699 99 00
Email
  • biuro@debesis.pl
  • helpdesk@debesis.pl

Kontakt z Nami!

Kontakt

O nas

Debesis oferuje zaawansowane rozwiązania do automatyzacji obsługi zgłoszeń i reklamacji, skierowane do firm z branży e-commerce, turystycznej, automotive, medycznej, transportowej, serwisowej i IT.


© Debesis 2025 – Wszelkie prawa zastrzeżone