Powered by Smartsupp
Case study • centrala VoIP, IVR i SMS z Bitrix24

Perfekton — wirtualna centrala, IVR i SMS zintegrowane z Bitrix24 dla szybszej rekrutacji i lepszej opieki nad pracownikami

Perfekton prowadzi rekrutacje opiekunek i opiekunów do pracy w Niemczech. Wspólnie z Debesis firma uruchomiła wirtualną centralę z IVR, nagrywaniem rozmów i statystykami, moduł SMS do informowania o nowych ofertach pracy oraz integrację z Bitrix24, dzięki której konsultanci obsługują połączenia bezpośrednio z CRM.

Zakres: rekrutacja opiekunów w Niemczech
Rozwiązanie: centrala VoIP + IVR + SMS + Bitrix24
Numery: Polska i Niemcy (PL/DE)
Umów konsultację Zobacz integracje z CRM

Perfekton

Firma specjalizująca się w rekrutacji i organizacji pracy opiekunek oraz opiekunów osób starszych w Niemczech. Stawia na bezpieczeństwo, przewidywalne dochody i stały kontakt z pracownikami przebywającymi za granicą.

Rekrutacja opiekunów Infolinia z IVR SMS Integracja Bitrix24
Zakres
Centrala VoIP + IVR + SMS
Kanały
Telefon, SMS, CRM Bitrix24
Cel biznesowy
Szybsza rekrutacja i lepsza opieka nad pracownikami
Efekt
Scentralizowana obsługa klienta w jednym narzędziu
Streszczenie wdrożenia

Wirtualna centrala, IVR, SMS i telefon w CRM

Perfekton organizuje wyjazdy do pracy w Niemczech dla opiekunek i opiekunów osób starszych. Skala operacji i potrzeba stałego kontaktu z pracownikami za granicą wymagały profesjonalizacji komunikacji telefonicznej i szybkiego dotarcia z ofertami pracy.

We współpracy z Debesis wdrożono wirtualną centralę z kilkoma numerami (PL/DE), IVR z profesjonalnymi zapowiedziami, kolejkowanie połączeń, nagrywanie i statystyki rozmów, moduł SMS do ogłoszeń pracy oraz integrację z CRM Bitrix24, która umożliwia odbieranie i wykonywanie połączeń bezpośrednio z CRM.

Efekt: scentralizowana obsługa klienta w jednym narzędziu, szybki outreach do bazy opiekunek i pełna historia kontaktów do celów jakościowych oraz operacyjnych.

O kliencie

Perfekton – rekrutacja opiekunów w Niemczech

Perfekton specjalizuje się w rekrutacji i organizacji pracy opiekunek/opiekunów w Niemczech. Firma stawia na bezpieczeństwo pracy, przewidywalne dochody oraz trwałe relacje z pracownikami i klientami.

Zespół utrzymuje ciągły kontakt z opiekunami podczas całego okresu zlecenia i szybko reaguje na pojawiające się potrzeby — co przekłada się na konieczność dobrze zorganizowanej i wielokanałowej komunikacji.

Kontekst i wyzwanie

Rosnąca liczba procesów i rozproszone kanały

Dynamiczny wzrost liczby procesów rekrutacyjnych i obsługowych oraz rozproszenie kanałów kontaktu (telefony, SMS, CRM) zwiększyły presję na:

  • profesjonalną infolinię z jasną ścieżką przekierowań (IVR),
  • obsługę połączeń przychodzących i wychodzących z pełnym wglądem w historię rozmów,
  • możliwość szybkiego poinformowania dużej bazy opiekunek o dostępnych ofertach pracy (SMS),
  • centralizację pracy w jednym narzędziu – najlepiej w CRM, z którego firma korzysta na co dzień.
Cele projektu

Scentralizowana komunikacja i pełna kontrola jakości

  • Uporządkować i scentralizować komunikację (telefon/SMS/CRM) w jednym środowisku pracy.
  • Zapewnić IVR, kolejkowanie, nagrania i statystyki dla kontroli jakości i SLA.
  • Uruchomić moduł SMS do natychmiastowej dystrybucji ofert pracy do wybranych segmentów bazy.
  • Zintegrować telefonię z Bitrix24, aby konsultanci odbierali i wykonywali połączenia bezpośrednio w CRM.
Zakres wdrożenia

Centrala VoIP, IVR, SMS i integracja z Bitrix24

1) Wirtualna centrala i IVR
Udostępniono kilka numerów stacjonarnych i komórkowych, skonfigurowano schemat IVR oraz nagrania profesjonalnych zapowiedzi. Dzięki IVR ruch trafia od razu do odpowiednich kolejek (np. rekrutacja, dokumenty, transport).

2) Kolejkowanie, nagrywanie, statystyki
Połączenia są kolejkowane według priorytetów i kompetencji. Nagrywanie rozmów i raporty ze statystyk połączeń umożliwiają wgląd w jakość, czas oczekiwania i obciążenie linii.

3) Moduł SMS
Wdrożono moduł do wysyłki SMS – bieżące powiadomienia o ofertach pracy trafiają do bazy opiekunek, zwiększając tempo rekrutacji i dopasowania.

4) Integracja z Bitrix24 (telefon w CRM)
Perfekton korzysta z Bitrix24 w procesach sprzedażowych i posprzedażowych. Wdrożono odbieranie i wykonywanie połączeń z poziomu Bitrix24, co centralizuje obsługę klienta w jednym narzędziu i upraszcza nadzór menedżerski.

Proces wdrożenia

Od analizy ruchu po stabilizację

Analiza i projekt – analiza wolumenu połączeń, tematów i ról; zaprojektowanie drzewa IVR i kojarzonych kolejek.

Konfiguracja centrali – przypisanie numerów, ustawienie zapowiedzi, routing, nagrywanie, retencja nagrań.

Raporty i monitoring – uruchomienie statystyk połączeń i paneli dla liderów zespołów.

Moduł SMS – integracja gatewaya, szablony wiadomości (oferty pracy, zmiany w grafiku).

Integracja z Bitrix24 – logowanie połączeń w kontaktach/leadach, praca „click-to-call” i odbieranie w CRM.

Stabilizacja – szkolenia zespołu, korekty IVR i kolejek w oparciu o pierwsze raporty.

Przykładowe scenariusze

Jak Perfekton wykorzystuje telefonię i SMS

Nowa oferta pracy → SMS
Rekruter segmentuje bazę (np. lokalizacja/termin/prawo jazdy) i wysyła SMS z kluczowymi parametrami oferty oraz CTA do kontaktu. Szybka odpowiedź skraca czas zamknięcia rekrutacji.

Połączenie przychodzące → IVR → kolejka „Rekrutacja”
Kandydat trafia do właściwej kolejki. Konsultant widzi historię w CRM, a rozmowa jest nagrywana i logowana do karty kontaktu.

Kontrola jakości i coaching
Lider zespołu przegląda statystyki połączeń i odsłuchuje nagrania, by zidentyfikować wąskie gardła lub potrzeby szkoleniowe.

Rezultaty

Profesjonalna infolinia i jedno narzędzie pracy

Profesjonalna infolinia z jasną nawigacją IVR i odpowiednimi kolejkami.

Pełna przejrzystość pracy – nagrania rozmów i dostęp do statystyk (jakość, obciążenia, SLA).

Szybki komunikat do bazy opiekunek dzięki modułowi SMS – sprawne ogłaszanie wakatów i aktualizacji.

Jedno narzędzie pracy – telefonia zintegrowana z Bitrix24, co upraszcza procesy, raportowanie i nadzór menedżerski.

Podsumowanie

Telefonia, SMS i CRM w spójnym ekosystemie

Wdrożenie dla Perfekton łączy telefonię, SMS i CRM w spójną całość. IVR i kolejki porządkują ruch, nagrania i statystyki wzmacniają kontrolę jakości, SMS zapewnia błyskawiczną dystrybucję ofert, a integracja z Bitrix24 skupia codzienną pracę w jednym miejscu.

Taki zestaw funkcji realnie zwiększa sprawność rekrutacji, przewidywalność obsługi i komfort opiekunów pozostających w stałym kontakcie z biurem — dokładnie tego oczekuje branża, w której szybkość reakcji i jakość informacji decydują o sukcesie współpracy.

Perfekton – logo
„Wysoka jakość obsługi klienta ma bardzo duży wpływ na funkcjonowanie i rozwój przedsiębiorstwa… Wdrożenie rozwiązań Debesis to jedna z kluczowych decyzji dotyczących obsługi klienta — z pełną odpowiedzialnością polecamy Debesis jako rzetelnego partnera.”

14 dni darmowego testu systemu ticketowego

Sprawdź w praktyce system ticketowy Debesis – idealny do centralizacji korespondencji w firmach rekrutacyjnych i usługowych. Demo bez zobowiązań i kosztów wdrożenia.

  • Bezpłatny test 14 dni • bez zobowiązań
  • Integracje: e-mail, VoIP, CRM, kurierzy, API
  • KPI: FRT, TTR, SLA, obciążenie zespołu

Ułatwi nam personalizację kontaktu.

Przewiń do góry

Menu

Kontakt

O nas

Debesis oferuje zaawansowane rozwiązania do automatyzacji obsługi zgłoszeń i reklamacji, skierowane do firm z branży e-commerce, turystycznej, automotive, medycznej, transportowej, serwisowej i IT.

Bezpłatna konsultacja
Regulaminy

© Debesis 2026 – Wszelkie prawa zastrzeżone