Powered by Smartsupp
Perfekton - case study

Case Study: Perfekton — wirtualna centrala, IVR i SMS zintegrowane z Bitrix24 dla szybszej rekrutacji i lepszej opieki nad pracownikami

Testuj przez 7 dni za darmo

Streszczenie wdrożenia w Perfekton

Perfekton organizuje wyjazdy do pracy w Niemczech dla opiekunek i opiekunów osób starszych. Skala operacji i potrzeba stałego kontaktu z pracownikami za granicą wymagały profesjonalizacji komunikacji telefonicznej i szybkiego dotarcia z ofertami pracy. We współpracy z Debesis wdrożono: wirtualną centralę z kilkoma numerami (PL/DE), IVR z profesjonalnymi zapowiedziami, kolejkowanie połączeń, nagrywanie i statystyki rozmów, moduł SMS do ogłoszeń pracy oraz integrację z CRM Bitrix24, która umożliwia odbieranie i wykonywanie połączeń bezpośrednio z CRM.
Efekt: scentralizowana obsługa klienta w jednym narzędziu, szybki outreach do bazy opiekunek i pełna historia kontaktów do celów jakościowych i operacyjnych.

O kliencie

Perfekton specjalizuje się w rekrutacji i organizacji pracy opiekunek/opiekunów w Niemczech. Firma stawia na bezpieczeństwo pracy, przewidywalne dochody oraz trwałe relacje z pracownikami i klientami. Zespół utrzymuje ciągły kontakt z opiekunami podczas całego okresu zlecenia i szybko reaguje na pojawiające się potrzeby — co przekłada się na konieczność dobrze zorganizowanej i wielokanałowej komunikacji.

Kontekst i wyzwanie

Dynamiczny wzrost liczby procesów rekrutacyjnych i obsługowych oraz rozproszenie kanałów kontaktu (telefony, SMS, CRM) zwiększyły presję na:

- Profesjonalną infolinię z jasną ścieżką przekierowań (IVR),

- Obsługę połączeń przychodzących i wychodzących z pełnym wglądem w historię,

- Możliwość szybkiego poinformowania dużej bazy opiekunek o dostępnych ofertach pracy (SMS),

- Centralizację pracy w jednym narzędziu – najlepiej w CRM, z którego firma korzysta na co dzień.

Cele projektu

- Uporządkować i scentralizować komunikację (telefon/SMS/CRM) w jednym środowisku pracy.

- Zapewnić IVR, kolejkowanie, nagrania i statystyki dla kontroli jakości i SLA.

- Uruchomić moduł SMS do natychmiastowej dystrybucji ofert pracy do wybranych segmentów bazy.

- Zintegrować telefonię z Bitrix24, aby konsultanci odbierali i wykonywali połączenia bezpośrednio w CRM.

Perfekton - case study

Wysoka jakość obsługi klienta ma bardzo duży wpływ na funkcjonowanie i rozwój przedsiębiorstwa… Wdrożenie rozwiązań Debesis to jedna z kluczowych decyzji dotyczących obsługi klienta — z pełną odpowiedzialnością polecamy Debesis jako rzetelnego partnera.”

Zakres wdrożonych usług – system ticketowy Debesis dla e-commerce

1) Wirtualna centrala i IVR

Udostępniono kilka numerów stacjonarnych i komórkowych, skonfigurowano schemat IVR i nagrania profesjonalnych zapowiedzi.

Dzięki IVR ruch trafia od razu do odpowiednich kolejek (np. rekrutacja, dokumenty, transport). 

2) Kolejkowanie, nagrywanie, statystyki

Połączenia są kolejkowane według priorytetów i kompetencji.

Nagrywanie rozmów i raporty ze statystyk połączeń umożliwiają wgląd w jakość, czas oczekiwania i obciążenie linii. 

3) Moduł SMS

Wdrożono moduł do wysyłki SMS – bieżące powiadomienia o ofertach pracy trafiają do bazy opiekunek, zwiększając tempo rekrutacji i dopasowania. 

4) Integracja z Bitrix24 (telefon w CRM)

Perfekton korzysta z Bitrix24 w procesach sprzedażowych i posprzedażowych. Wdrożono odbieranie i wykonywanie połączeń z poziomu Bitrix24, co centralizuje obsługę klienta w jednym narzędziu i upraszcza nadzór menedżerski.

Proces wdrożenia

Analiza i projekt – analiza wolumenu połączeń, tematów i ról; zaprojektowanie drzewa IVR i kojarzonych kolejek.

Konfiguracja centrali – przypisanie numerów, ustawienie zapowiedzi, routing, nagrywanie, retencja nagrań.

Raporty i monitoring – uruchomienie statystyk połączeń i paneli dla liderów zespołów.

Moduł SMS – integracja gatewaya, szablony wiadomości (oferty pracy, zmiany w grafiku).

Integracja z Bitrix24 – logowanie połączeń w kontaktach/leadach, praca „click-to-call” i odbieranie w CRM.

Stabilizacja – szkolenia zespołu, korekty IVR i kolejek w oparciu o pierwsze raporty.

Przykładowe scenariusze

Nowa oferta pracy → SMS: Rekruter segmentuje bazę (np. lokalizacja/termin/prawo jazdy) i wysyła SMS z kluczowymi parametrami oferty oraz CTA do kontaktu. Szybka odpowiedź skraca czas zamknięcia rekrutacji. 

Połączenie przychodzące → IVR → kolejka „Rekrutacja”: Kandydat trafia do właściwej kolejki. Konsultant widzi historię w CRM, a rozmowa jest nagrywana i logowana do karty kontaktu. 

Kontrola jakości i coaching: Lider zespołu przegląda statystyki połączeń i odsłuchuje nagrania, by zidentyfikować wąskie gardła lub potrzeby szkoleniowe.

Rezultaty 

- Profesjonalna infolinia z jasną nawigacją IVR i odpowiednimi kolejkami. 

- Pełna przejrzystość pracy: nagrania rozmów i dostęp do statystyk (jakość, obciążenia, SLA). 

- Szybki komunikat do bazy opiekunek dzięki modułowi SMS – sprawne ogłaszanie wakatów i aktualizacji. 

- Jedno narzędzie pracy: telefonia zintegrowana z Bitrix24, co upraszcza procesy i nadzór.

Podsumowanie

Wdrożenie dla Perfekton łączy telefonię, SMS i CRM w spójną całość. IVR i kolejki porządkują ruch, nagrania i statystyki wzmacniają kontrolę jakości, SMS zapewnia błyskawiczną dystrybucję ofert, a integracja z Bitrix24 skupia codzienną pracę w jednym miejscu. Taki zestaw funkcji realnie zwiększa sprawność rekrutacji, przewidywalność obsługi i komfort opiekunów pozostających w stałym kontakcie z biurem — dokładnie tego oczekuje branża, w której szybkość reakcji i jakość informacji decydują o sukcesie współpracy.

Debesis Sp. z o.o.

  • 05-500 Piaseczno
  • ul. Geodetów 176
  • NIP: 793 162 47 81
Telefon
  • biuro: 22 699 99 09
  • helpdesk: 22 699 99 00
Email
  • biuro@debesis.pl
  • helpdesk@debesis.pl

Kontakt z Nami!

Menu

Kontakt

O nas

Debesis oferuje zaawansowane rozwiązania do automatyzacji obsługi zgłoszeń i reklamacji, skierowane do firm z branży e-commerce, turystycznej, automotive, medycznej, transportowej, serwisowej i IT.

Bezpłatna konsultacja

© Debesis 2025 – Wszelkie prawa zastrzeżone

Przewiń do góry