Debesis PBX + IVR + SMS
Uruchomienie centrali Debesis PBX z komunikatami głosowymi o godzinach pracy Centrum Monitorowania i prostą nawigacją IVR. Moduł SMS służy do potwierdzeń, przypomnień i szybkiego przekazywania instrukcji pacjentom.
Debesis zapewnia dla usługi mobileHolter stabilne środowisko pracy Centrum Monitorowania: centrala PBX z SMS, system ticketowy, portal pacjenta, magazyn urządzeń oraz integracje kuriersko–medyczne automatyzują zlecenia, skracają czas obsługi i podnoszą efektywność bez zwiększania zatrudnienia.
Medicalgorithmics od 2012 roku świadczy usługi holterowskiej diagnostyki serca. Wraz z rozwojem usługi mobileHolter firma potrzebowała stabilnego, zintegrowanego środowiska do obsługi pacjentów i lekarzy – od pierwszego kontaktu, przez logistykę wysyłki urządzenia, po zdalny monitoring i opis badania.
W 2016 roku Medicalgorithmics rozpoczęła współpracę z Debesis, wdrażając centralę telefoniczną Debesis PBX z modułem SMS i komunikatami głosowymi o godzinach pracy Centrum Monitorowania. W kolejnych etapach uruchomiono system ticketowy, portal klienta/pacjenta, moduł magazynu urządzeń oraz integracje kurierskie i medyczne.
Efekt to stabilne środowisko pracy Centrum Monitorowania, krótszy czas obsługi pacjentów, automatyczne tworzenie zleceń i rezerwacji oraz widoczna poprawa efektywności bez zwiększania zatrudnienia. Wielokanałowość i integracje przeniosły większość powtarzalnych, koniecznych czynności z pracowników na system.
Medicalgorithmics Polska Sp. z o.o. specjalizuje się w rozwiązaniach dla kardiologii, m.in. w usłudze mobileHolter, rozwiniętej na bazie doświadczeń partnerów Medicalgorithmics S.A. na rynkach międzynarodowych. Celem usługi jest umożliwienie pacjentom stałej troski o serce przy prostym i szybkim procesie obsługi.
Szybki rozwój mobileHolter oznaczał rosnące wolumeny zamówień i kontaktów – zarówno ze strony pacjentów, jak i lekarzy. To z kolei generowało typowe dla skali wyzwania:
Wspólnie z zespołem Medicalgorithmics zdefiniowano cele obejmujące zarówno stronę operacyjną, jak i jakościową:
Projekt połączył kilka obszarów w jeden, zintegrowany proces: telefon, ticketing, portal pacjenta, magazyn urządzeń oraz logistykę kurierską i integracje medyczne.
Uruchomienie centrali Debesis PBX z komunikatami głosowymi o godzinach pracy Centrum Monitorowania i prostą nawigacją IVR. Moduł SMS służy do potwierdzeń, przypomnień i szybkiego przekazywania instrukcji pacjentom.
Wszystkie kontakty (telefon, e-mail, portal) są rejestrowane jako ticket z priorytetem, statusem i SLA. Reguły przekazywania kierują sprawy do zespołów: monitoring, logistyka, administracja, IT, billing.
Pacjenci i lekarze mogą zgłaszać sprawy, śledzić status zlecenia, pobierać materiały edukacyjne i korzystać z FAQ. Portal jest spójny z systemem ticketowym i zapewnia bezpieczne uwierzytelnienie.
Rejestracja i programowanie urządzeń, przypisywanie do pacjenta i zlecenia, rezerwacje oraz terminy badań. System prowadzi ewidencję wydań/zwrotów i stanów magazynowych oraz raporty wykorzystania sprzętu.
Automatyczne tworzenie przesyłek i etykiet, nadawanie numerów śledzenia oraz obsługa zwrotów urządzeń po zakończonym badaniu. Dane adresowe i parametry wysyłki pochodzą z wypełnionych formularzy.
Dwustronna wymiana danych między systemami: zlecenia, statusy, wyniki, dane pacjenta i urządzenia. Automatyczne tworzenie zleceń podczas programowania urządzenia eliminuje ręczne przepisywanie danych.
Przypomnienia o wysyłce i zwrocie urządzenia, powiadomienia o rezerwacji czy brakach danych oraz linki do instrukcji użycia mobileHolter. Dzięki temu pacjent wie, co i kiedy zrobić.
Programowanie urządzenia → automatyczne zlecenie
Po wypełnieniu formularza system automatycznie tworzy rezerwację urządzenia i zadanie dla logistyki. Kurier oraz etykieta nadawcza generują się bez udziału pracownika. Rejestratorka otrzymuje ticket ze statusem „Wysyłka w toku”, a pacjent – SMS z informacjami.
Połączenie pacjenta → ticket + SMS
Centrala PBX loguje kontakt, a IVR kieruje pacjenta do właściwej kolejki (pytania techniczne, logistyka, formalności). Tworzy się ticket w systemie, a pacjent dostaje SMS z instrukcją lub potwierdzeniem terminu oddzwonienia.
Zwrot urządzenia → integracja kurierska
Po zakończeniu badania pacjent zgłasza zwrot urządzenia przez portal. System automatycznie zamawia kuriera, generuje etykietę, a po przyjęciu sprzętu do magazynu aktualizuje stany i zamyka pętlę RMA w jednym procesie.
Integracja PBX, ticketingu, portalu pacjenta, magazynu urządzeń i logistyki pozwoliła Medicalgorithmics zbudować stabilny, skalowalny proces obsługi mobileHolter – bez konieczności zwiększania zatrudnienia.
Wysoka dostępność infolinii, uporządkowane kolejki IVR i nagrania rozmów pozwalają na bieżąco kontrolować jakość i szybko reagować na problemy operacyjne.
Automatyzacja ścieżki formularz → rezerwacja → logistyka → kurier znacząco odciąża zespół. Więcej badań realizowanych jest w tym samym czasie, przy tej samej liczbie pracowników.
Zlecenia badań tworzą się automatycznie podczas programowania urządzenia, a pacjent jest prowadzony przez SMS i portal pacjenta. Mniej telefonów „w sprawie przesyłki”, więcej czasu na pracę merytoryczną.
Pełna historia kontaktów, statusów, wydań i zwrotów urządzeń oraz przesyłek kurierskich ułatwia audyty, rozliczenia i decyzje o zmianach w procesie.
IVR porządkuje ruch, nagrania wspierają coaching, a raporty z ticketingu i PBX dają podstawę do decyzji o obsadzie, godzinach pracy i skryptach.
Telefon, SMS, portal i magazyn urządzeń są spięte ticketami oraz integracjami z systemami medycznymi. Każda sprawa ma jeden numer, jeden status i kompletną historię.
Skontaktuj się z nami — chętnie doradzimy i pokażemy nasze rozwiązania w praktyce
Masz pytania o system ticketowy, voiceboty, transkrypcje rozmów lub automatyzację obsługi klienta?
A może chcesz umówić bezpłatne demo systemu Debesis?
👉 Skontaktuj się bezpośrednio — odpowiadamy szybko i konkretnie.
👉 Doradzimy, jak nasze rozwiązania mogą usprawnić obsługę klienta w Twojej firmie.