Powered by Smartsupp
Case study • system ticketowy i centrala VoIP dla przewoźnika

Jak Follow me! usprawniło obsługę pasażerów dzięki systemowi ticketowemu i centrali VoIP Debesis

Follow me! to dynamicznie rozwijająca się firma transportowa, która od blisko 30 lat zapewnia pasażerom komfortowe i bezpieczne podróże — transfery Szczecin–Berlin, połączenia lotniskowe oraz wynajem busów i autokarów. Gdy obsługa zgłoszeń przestała nadążać za skalą działalności, wdrożono system ticketowy do obsługi zgłoszeń mailowych oraz zaawansowaną infolinię opartą na centrali VoIP Debesis.

Branża: transport pasażerski
Skala: transfery Szczecin–Berlin, połączenia lotniskowe, wynajem busów i autokarów
Rozwiązanie: system ticketowy + centrala VoIP na istniejących kontach SIP
Umów konsultację Zobacz system ticketowy
Streszczenie wdrożenia

Rozmowy i zgłoszenia w jednym miejscu — bez wymiany infrastruktury

Zespół Debesis przeprowadził szczegółową analizę procesów w Follow me! i zaprojektował dedykowane rozwiązanie pod konkretne potrzeby firmy: system ticketowy do obsługi zgłoszeń mailowych oraz zaawansowaną infolinię opartą na centrali VoIP Debesis.

Kluczową zaletą okazała się elastyczność — system zintegrowano z kontami SIP, które Follow me! już wcześniej posiadało, bez konieczności wymiany dotychczasowej infrastruktury telekomunikacyjnej. Od tego momentu wszystkie rozmowy są obsługiwane i nagrywane w jednym miejscu, a zespół pracuje na jednym, wygodnym interfejsie zamiast przeskakiwać między narzędziami.

O kliencie

Follow me! — blisko 30 lat na trasach Szczecin–Berlin

Follow me! to dynamicznie rozwijająca się firma transportowa, która od blisko 30 lat zapewnia swoim pasażerom komfortowe i bezpieczne podróże. Specjalizuje się w transferach pomiędzy Szczecinem a Berlinem, obsłudze połączeń lotniskowych oraz wynajmie busów i autokarów.

Dzięki nowoczesnej flocie, doświadczonym kierowcom i wysokim standardom obsługi Follow me! zdobyła reputację jednego z najbardziej zaufanych przewoźników w regionie. Klienci cenią firmę za punktualność, elastyczność i indywidualne podejście do potrzeb — zarówno osób prywatnych, jak i firm korzystających z usług transportowych.

Kontekst i wyzwanie

Wyzwanie: obsługa zgłoszeń przestała nadążać za skalą działalności

Wraz z intensywnym rozwojem działalności pojawiły się wyzwania w obszarze obsługi zgłoszeń, która przestała nadążać za skalą operacji. Skrzynki mailowe były przeciążone, brakowało statystyk oraz danych dotyczących połączeń telefonicznych, a klienci dzwoniący na infolinię nie otrzymywali żadnych komunikatów podczas oczekiwania na połączenie.

W efekcie czas reakcji na zapytania wydłużał się, a pracownicy mieli ograniczone narzędzia do sprawnej organizacji pracy zespołu.

Dlaczego Debesis

Rozwiązanie: szablony odpowiedzi i jeden interfejs pracy

Intuicyjność systemu sprawiła, że pracownicy od pierwszego dnia zyskali pełną wygodę pracy. Kluczowym usprawnieniem okazało się stworzenie bazy gotowych szablonów odpowiedzi. Dzięki nim zespół może błyskawicznie i profesjonalnie reagować na powtarzające się zapytania pasażerów — na przykład o kursy, bagaż czy zmiany rezerwacji — bez konieczności pisania każdego maila od nowa.

To właśnie ten element najmocniej przełożył się na optymalizację czasu pracy.

Kluczowe korzyści z wdrożenia

Efekty po trzech miesiącach

Już w pierwszych trzech miesiącach od startu systemu efekty były wyraźnie widoczne:

  • Średni czas odpowiedzi na wiadomości skrócił się o 60%
  • Odbieralność połączeń wzrosła o 35%
  • Średni czas oczekiwania na infolinii spadł z 2 minut do zaledwie 40 sekund
Zgłoszenia e-mail i połączenia trafiają do jednego systemu Debesis; efekty: czas odpowiedzi krótszy o 60%, odbieralność wyższa o 35%, oczekiwanie z 2 minut do 40 sekund

Dzięki inteligentnym powiadomieniom pracownicy są informowani o nowych zgłoszeniach nawet wtedy, gdy nie są zalogowani do systemu — żadne zapytanie nie ginie po godzinach pracy. Zwiększa to transparentność i daje zespołowi Follow me! pewność, że żadna sprawa nie zostanie przeoczona. Potwierdzenia rejestracji zgłoszenia i powiadomienia o każdej odpowiedzi trafiają również do klientów, którzy na bieżąco wiedzą, na jakim etapie jest ich sprawa.

Największą zmianą było dla nas uporządkowanie całego procesu obsługi klientów. Jako osoba zarządzająca zespołem mam pełny wgląd w liczbę zgłoszeń, obciążenie pracowników, czas realizacji spraw i wydajność całego działu, co pozwala podejmować decyzje w oparciu o dane, a nie przypuszczenia. Gotowe szablony odpowiedzi znacząco skróciły czas obsługi powtarzających się zapytań i pozwoliły zespołowi skupić się na bardziej wymagających sprawach. Z perspektywy pracowników dużą wartością jest możliwość łatwego priorytetyzowania zgłoszeń, przekazywania ich między członkami zespołu oraz dostęp do pełnej historii komunikacji z klientem. Dodatkowo w jednym systemie sprawnie zarządzamy pracą dwóch zespołów, a konto administratora zapewnia pełną transparentność i kontrolę nad całym procesem obsługi.

— Renata Nowicka, Business Travel Manager Follow me!
Podsumowanie

Podsumowanie

Wdrożenie Debesis dało firmie Follow me! narzędzie, które nie tylko realnie odciążyło zespół w codziennej pracy, ale pozwoliło jeszcze szybciej odpowiadać na potrzeby pasażerów — idealnie uzupełniając wysokie standardy obsługi, z których przewoźnik jest znany.

Kontakt z Debesis — umów demo

Skontaktuj się z nami — chętnie doradzimy i pokażemy nasze rozwiązania w praktyce

Masz pytania o system ticketowy, voiceboty, transkrypcje rozmów lub automatyzację obsługi klienta?


A może chcesz umówić bezpłatne demo systemu Debesis?

👉 Skontaktuj się bezpośrednio — odpowiadamy szybko i konkretnie.

👉 Doradzimy, jak nasze rozwiązania mogą usprawnić obsługę klienta w Twojej firmie.

Ułatwi nam personalizację kontaktu.

Administratorem danych jest Debesis Sp. z o.o., ul. Geodetów 176, 05-500 Piaseczno. Szczegóły w polityce prywatności.

Przewiń do góry

Menu

Z rodziny

Kontakt

O nas

Debesis oferuje zaawansowane rozwiązania do automatyzacji obsługi zgłoszeń i reklamacji, skierowane do firm z branży e-commerce, turystycznej, automotive, medycznej, transportowej, serwisowej i IT.

Bezpłatna konsultacja
Regulaminy

© Debesis 2026 – Wszelkie prawa zastrzeżone