Akademia Wiedzy Praktycznej — uporządkowany system komunikacji e-mail
Instytucja edukacyjna obsługująca komunikację z kursantami, partnerami i klientami chciała przyspieszyć odpowiedzi i lepiej rozdzielić korespondencję między działami. Wdrożenie Debesis objęło reorganizację systemu pocztowego i bibliotekę szablonów odpowiedzi.
Co wdrożyliśmy w Akademii Wiedzy Praktycznej?
Akademia Wiedzy Praktycznej to instytucja edukacyjna prowadząca działalność szkoleniową oraz edukacyjną, obsługująca wiele obszarów komunikacji z kursantami, partnerami oraz klientami. Misją Akademii Wiedzy Praktycznej jest zapewnienie wysokiej jakości edukacji łączącej teorię z praktyką.
Wraz z rozwojem organizacji pojawiła się potrzeba uporządkowania procesu obsługi wiadomości e-mail, przyspieszenia odpowiedzi oraz lepszego podziału komunikacji pomiędzy działami.
Rozproszona komunikacja i powtarzalne odpowiedzi
Przed wdrożeniem organizacja mierzyła się z problemem jasnego podziału komunikacji pomiędzy działami, dużą liczbą wiadomości, a także powtarzalnością odpowiedzi przygotowywanych ręcznie.
Reorganizacja poczty i biblioteka szablonów
Celem wdrożenia systemu Debesis było stworzenie uporządkowanego i skalowalnego systemu komunikacji e-mailowej, który usprawni codzienną pracę zespołu. W ramach realizacji wdrożenia wykonano reorganizację systemu pocztowego. Do systemu zostało dodanych kilka skrzynek pocztowych, podzielonych według działów organizacji. Dzięki temu wiadomości zaczęły trafiać bezpośrednio do odpowiednich osób i nie gubiły się na skrzynce pocztowej.
Przygotowano wiele gotowych szablonów odpowiedzi dostosowanych do konkretnych działów oraz typów zapytań. Szablony obejmują między innymi odpowiedzi informacyjne, odpowiedzi administracyjne, potwierdzenia otrzymania zgłoszeń. Wdrożenie szablonów pozwoliło skrócić czas odpowiedzi, zachować spójność komunikacji oraz usprawnić pracę zespołu.
Wymierne korzyści organizacyjne i operacyjne
Nowa struktura komunikacji zwiększyła efektywność pracy zespołu administracyjnego i obsługi klienta, a także przygotowała organizację na dalszy rozwój i większą liczbę obsługiwanych zgłoszeń.
Nowoczesne i skalowalne środowisko pracy
Wdrożenie uporządkowanego systemu pocztowego dla Akademii Wiedzy Praktycznej pozwoliło usprawnić obsługę komunikacji e-mailowej, a organizacja zyskała nowoczesny i efektywny system pracy, który wspiera codzienną obsługę klientów oraz poprawia jakość komunikacji.
Debesis Sp. z o.o.
- 05-500 Piaseczno
- ul. Geodetów 176
- NIP: 793 162 47 81
Telefon
- biuro: 22 699 99 09
- helpdesk: 22 699 99 00
- biuro@debesis.pl
- helpdesk@debesis.pl