PORADNIK · AUTOMATYZACJA · KONFIGURACJA
Jak konfigurować akcje systemu, statusy i stopki w Debesis
Ten poradnik zbiera kluczowe elementy konfiguracji, które porządkują i automatyzują obieg: dodawanie akcji systemu, przypisywanie ich do statusów, tworzenie stopek (wizytówek pracowników) oraz konfigurację priorytetów. Wszystkie te ustawienia dodaje administrator.
W skrócie
Akcje systemu (powiadomienia SMS/e-mail, wysłanie danych, zmiana kolejki/statusu) dodajesz w Administracja → Akcje systemu, a przypisujesz do statusu ikoną „dzwonek” w Administracja → Statusy. Stopki (wizytówki pracowników) tworzysz w Administracja → Stopki — logo w formacie JPG/PNG lub gotowa stopka w HTML. Priorytety ustawiasz w Administracja → Konfiguracja priorytetów. Statusy można usunąć tylko, gdy nie były użyte w zgłoszeniach.
Dodawanie akcji systemu
Akcje systemu to automatyczne działania wyzwalane przez system. Dodaje je administrator.
-
Wejdź w Administracja → Akcje systemu
Przejdź do zakładki Administracja, a następnie do sekcji „Akcje systemu”.
Sekcja „Akcje systemu” -
Kliknij dodawanie akcji
Wybierz klawisz dodawania nowej akcji systemu.
Klawisz dodawania akcji -
Uzupełnij nazwę i typ
W oknie podaj Nazwę oraz Typ akcji: powiadomienie SMS, powiadomienie e-mail, wysłanie danych, zmiana kolejki lub zmiana statusu po czasie.
Okno akcji — nazwa i typ
Przypisanie akcji do statusu
Akcję systemu można powiązać ze statusem, by wyzwalała się automatycznie. Dodaje to administrator.
-
Wejdź w Administracja → Statusy
Przejdź do zakładki Administracja, a następnie do sekcji „Statusy”.
Sekcja „Statusy” -
Wybierz ikonę „dzwonek” przy statusie
Przy danym statusie wybierz ikonę „dzwonek”, aby otworzyć okno przypisywania akcji.
Ikona „dzwonek” przy statusie -
Wybierz akcję z listy
Po otwarciu okna z listy rozwijanej wybierz akcję, którą chcesz dodać do statusu.
Statusy można usunąć tylko pod warunkiem, że nie były użyte w zgłoszeniach. Status raz wykorzystany w sprawie pozostaje w systemie dla zachowania historii.
Dodawanie stopki (wizytówki pracownika)
Stopka to wizytówka dołączana do wiadomości z klientem. Stopki dodaje administrator.
-
Wejdź w Administracja → Stopki
Przejdź do zakładki Administracja, a następnie do sekcji „Stopki”.
Sekcja „Stopki” -
Dodaj stopkę
Wybierz klawisz dodawania nowej stopki.
Klawisz dodawania stopki -
Uzupełnij dane stopki
W oknie podaj: Nazwę, Aktywna, Domyślna dla wszystkich, Treść stopki oraz Przypadki użycia. Logo dodajesz w formacie JPG lub PNG; możliwe jest też dodanie gotowej stopki w formacie HTML.
Okno stopki — nazwa, treść, logo
Konfiguracja priorytetów
Priorytety określa administrator.
-
Wejdź w konfigurację priorytetów
Przejdź do Administracja → „Konfiguracja priorytetów”.
Sekcja „Konfiguracja priorytetów” -
Rozwiń konfigurację i wybierz miejsce
Rozwiń klawisz „Konfiguracja”, a następnie z listy rozwijanej wybierz miejsce, gdzie chcesz ustawić priorytety.
Klawisz „Konfiguracja” i wybór miejsca
Przydatne ustawienia listy zgłoszeń
Dwie częste sytuacje przy pracy z wyszukiwarką i widokiem zgłoszeń.
Nie można wpisać filtru w wyszukiwarkę
Sytuacja taka ma miejsce, gdy włączona jest wyszukiwarka zaawansowana. To celowe — zaawansowana wyszukiwarka korzysta z osobnych pól kryteriów zamiast prostego wpisywania filtru.
Ustawienie domyślnego widoku zgłoszenia
Aby po otwarciu zgłoszenia wyświetlała się ostatnia wiadomość (a nie ostatnia aktywność, np. zmiana statusu): na belce powiadomień wybierz ikonę Ustawień, przejdź do zakładki „historia zgłoszenia” → ustaw i w „domyślnie zaznaczone” zaznacz akcje do pokazywania (zalecane: wiadomość, odpowiedź pracownika, notatka).
Najczęstsze pytania
Jakie typy akcji systemu są dostępne?
Pięć typów: powiadomienie SMS, powiadomienie e-mail, wysłanie danych, zmiana kolejki oraz zmiana statusu po czasie. Akcje dodaje administrator w Administracja → Akcje systemu, podając nazwę i typ. Można je następnie przypisać do statusu (ikoną „dzwonek” w sekcji Statusy), by wyzwalały się automatycznie.
Kiedy można usunąć status?
Tylko gdy nie był użyty w zgłoszeniach. Status, który został wykorzystany w jakimkolwiek zgłoszeniu, pozostaje w systemie — usunięcie naruszyłoby historię tych spraw. Usunąć można jedynie statusy nigdy nieużyte. To ta sama zasada ochrony danych, co przy użytkownikach i skrzynkach.
W jakim formacie dodać logo do stopki?
JPG lub PNG. Logo do stopki dodajesz w formacie JPG lub PNG. Dodatkowo system pozwala dodać gotową stopkę w formacie HTML — przydatne, gdy masz przygotowany spójny szablon graficzny wizytówki. Stopki tworzy administrator w Administracja → Stopki.